Quy trình phối hợp luân chuyển Overbooking
I. MỤC ĐÍCH
- Đảm bảo cho khách hàng được chuyển đến khách sạn tương đương hoặc cao cấp hơn khách sạn đã đặt.
- Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ, đồng thời luân chuyển thông tin kịp thời, chính xác giữa ba bộ phận liên quan việc chuyển các overbooking: Kinh doanh, Lễ tân, và đặt phòng.
- Thể hiện sự tôn trọng, chuyên nghiệp trong cách cư xử với khách hàng; đảm bảo khách hàng không phàn nàn khi bị chuyển đi.
II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
Các khách sạn thuộc sự quản lý của công ty Quản lý (LHMC)
III. QUY TRÌNH
1. Trong phạm vi ba ngày trước ngày overbooking, nhân viên bộ phận Kinh doanh phải xác nhận lại tất cả các booking đặt trước và cập nhật với bộ phận Đặt phòng.
2. Các overbooking phải có ký duyệt của Giám đốc Kinh doanh & Trưởng bộ phận kinh doanh & Tiếp thị.
3. Bộ phận Kinh doanh cân nhắc chọn các booking sẽ chuyển và phải chuyển danh sách này về cho bộ phận lễ tân ít nhất 1 ngày trước ngày overbooking.
4. Giám đốc Kinh doanh & Trưởng bộ phận Kinh doanh là người trực tiếp liên hệ đặt khách sạn cho các booking trong danh sách chuyển, bảo đảm khách sạn tương đương hoặc cao cấp hơn.
5. Chi phí phát sinh (giá phòng cao hơn, phí vận chuyển, tăng dịch vụ...) nếu có, sẽ do nhân viên kinh doanh lập đề xuất trình Tổng quản lý duyệt.
6. Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm trao đổi với người đặt phòng của các booking trong danh sách chuyển về việc chuyển, đồng thời chăm sóc các khách trong danh sách chuyển sau khi đã chuyển đi.
7. Việc chuyển các booking trong giờ hành chính (từ 8AM đến 5PM, từ thứ hai đến thứ bảy) sẽ do bộ phận Kinh doanh phụ trách, ngoài thời gian này ra bộ phận lễ tân phụ trách (Trưởng bộ phận, giám sát, trưởng ca)
8. Khi khách trong danh sách chuyển đến khách sạn và đồng ý chuyển, tùy theo thời gian liên quan trách nhiệm, nhân viên Lễ tân hoặc nhân viên kinh doanh báo cho bộ phận đặt phòng, kế toán cũng như khách sạn nhận khách biết. Đồng thời hộ tống khách đến khách sạn nhận bằng ô tô
9. Nếu chỉ chuyển 1 đêm thì phải báo cho khách biết, ngày hôm sau Lễ tân, concierge, bell đón khách và hành lý về.
10. Việc thanh toán tiền phòng do kế toán hai bên làm việc với nhau. Công ty đặt phòng vẫn chuyển trả tiền cho khách sạn bình thường (nếu tiền phòng do công ty đặt thanh toán)
.jpg)
.jpg)
