Chuẩn bị đón khách đến

Tiêu chuẩn

Để đảm bảo việc đăng ký suông sẻ và đáp ứng yêu cầu của khách, báo cáo khách đến phải được kiếm tra hằng ngày và việc sắp xếp phòng sẽ được thực hiện trước khi khách đến.

Quy trình

1. Nhân viên quan hệ khách hàng trong ca làm việc (ngày / đêm) hoặc Lễ tân được phân công phải xem lại danh sách khách đến ngày hôm sau để chuẩn bị cho khách đến sớm (khách đến trước 11 giờ). Sự quan tâm đặc biệt phải được dành cho khách đến sớm thuộc khách VIP, khách thân thiết, khách lưu trú dài hạn và khách có yêu cầu đặc biệt. Nếu có, thông báo sẽ được gửi cho bộ phận Phòng và các bộ phận có liên quan để chuẩn bị từ đêm trước. Các vật phẩm và thư chào đón sẽ được chuẩn bị vào sáng sớm hôm sau.

2. Trước 08 giờ sáng, Giám sát Lễ tân ca ngày hoặc Nhân viên quan hệ khách hàng, hoặc Lễ tân được phân công phải xem lại báo cáo khách đến. Tất cả khách VIP, khách thân thiết và khách lưu trú dài hạn sẽ được sắp xếp phòng trước, cân nhắc bất cứ yêu cầu đặc biệt nào từ đặt phòng hoặc hồ sơ lưu của khách. Bất kỳ thay đổi nào về sắp xếp phòng vào phút chót phải chuyển thông tin cho Bộ phận phòng.

3. Sử dụng báo cáo Flag & special Service, tất cả khách có yêu cầu đặc biệt: Phòng không hút thuốc, giường phụ, phòng thông nhau v.v... sẽ được sắp xếp phòng trước để đảm bảo đúng yêu cầu khi khách đến.

4. Đặt phòng của VIP, khách thân thiết, khách lưu trú dài hạn và khách có yêu cầu đặc biệt phải được kiểm tra lại giờ đến (Double check với bộ phận Đặt phòng). Bất cứ trường hợp nhận phòng sớm nào trước 12 giờ trong danh sách VIP và phải báo cáo có tín hiệu cờ & báo cáo có dịch vụ đặc biệt cho Bộ phận Buồng phòng được biết.

5. Sắp xếp phòng của khách VIP phải được AFOM/FOM kiểm tra.

6. Đặt phòng với yêu cầu gửi hóa đơn cho công ty phải được kiểm tra, các thủ tục kế toán sẽ được đính kèm với thẻ đăng ký.

7. Khách đoàn sẽ được phân phòng trên tầng thích hợp tùy thuộc vào công suất trong thời gian lưu trú.