Phiếu đăng ký & đăng ký
Tiêu chuẩn
Khách đều được yêu cầu hoàn tất Phiếu Đăng ký khi đến. Khách phải được check-in một cách thân thiện, nhanh chóng, hiệu quả và nguyên tắc tín dụng phải được thực hiện nghiêm túc.
Quy trình
1. Một trong những nhiệm vụ chính của một nhân viên Tiếp tân là làm thủ tục nhận phòng và giải quyết bất kỳ vấn đề nào của khách.
2. Xác minh các chi tiết:
- Tên khách
- Số hộ chiếu
- Thời hạn hộ chiếu
- Quốc tịch
- Ngày sinh
- Số thị thực
- Thời hạn thị thực
- Số thẻ nhập cảnh
- Địa chỉ thường trú
- Tên công ty & địa chỉ
- Phương thức thanh toán
- Chữ ký
3. Sau khi lễ tân hoàn tất phiếu đăng ký, số phòng sẽ được ghi trên phiếu, ký tên xác nhận trên phiêu đăng ký.
4. Lễ tân sẽ nhập tất cả thông tin của khách trên phiếu đăng ký vào hệ thống phần mềm Smile một cách chính xác
5. Phiếu đăng ký sẽ được FOS kiểm tra ngẫu nhiên và ký tắt để xác nhận thông tin được nhập trên máy tính chính xác.
6. Phiếu đăng ký phải được đặt trong bìa hồ sơ cùng với các chứng từ hỗ trợ khác theo đúng số phòng (chứng từ thẻ Tín dụng, chứng từ Đại lý du lịch...)
7. Lễ tân phải nhận biết khách ngay khi khách đến quầy và cười chào khách cùng câu chào thích hợp; dùng tên khách (nếu biết). Nếu không biết, hãy để khách tự giới thiệu.
8. Hỏi khách đã đặt phòng trước chưa. Sau đó, xác định đặt phòng của khách trong hệ thống. Nếu khách có tin nhắn, thư từ hoặc fax, hệ thống sẽ báo cho lễ tân.
9. Chú ý: Nếu khách có tiêu chuẩn tại Executive Lounge, nhân viên Guest Relation Officer/ Tiếp tân, hoặc Duty Manager, hoặc FOS phải đi cùng khách và thực hiện check-in tại phòng khách.
10. Sẵn sàng phiếu đăng ký và bút, lễ tân sẽ điền các chi tiết liên quan của khách. Nếu có nhiều khách chờ đăng ký, Tiếp tân sẽ đưa phiếu đăng ký và bút cho khách đang chờ và nhờ họ tự điền thông tin vào mẫu.
11. Lễ tân phải hỏi hộ chiếu của khách và photo để làm thủ tục đăng ký, chắc chắn các chi tiết chính xác được ghi trên phiếu đăng ký như số hộ chiếu, thị thực v.v. Hỏi CMND của khách Việt Nam.
12. Hỏi xin danh thiếp của tất cả khách thương nhân hoặc xin email của khách (điền vào reg card).
13. Xác nhận lại loại phòng, ngày đi và giá phòng (nếu khách tự trả)
14. Hỏi khách yêu cầu phòng hút thuốc hay không hút thuốc nếu không được thể hiện trên đặt phòng (kiểm ừa trước để biết phòng hút thuốc có sẵn sàng không).
15. Sử dụng các phương thức thanh toán:
Thẻ tín dụng: hỏi authorization, verify thẻ tín dụng theo:
Nếu là khách lẻ: làm thủ tục card verify/ thu tiền mặt đặt cọc như sau:
Incidential charge: 500,000VND x số đêm khách lưu trú Charge tiền phòng(tất cả)
Nếu là khách được guarantee bởi công ty (Du lịch. Corp)
Công ty thanh toán tiền phòng: Inciđential charge: 500.000VND x số đêm khách lưu trú
Khách tự trả:
Incidential charge: 500.000VND x số đêm khách lưu trú Verity tiền phòng (tất cả) và trả thẻ cho khách
Voucher: nhận voucher từ khách, kiểm tra giá và số đêm lưu trú tương ứng với đặt phòng và đính kèm voucher với phiếu đăng ký. Hỏi khách những phí cộng thêm sẽ được thanh toán như thế nào.
- Hóa đơn trực tiếp: phải đảm bảo được chuẩn bị trước. Kiểm tra
- Tiền mặt: giải thích quy định tín dụng đối với hình thức giao dịch bằng tiền mặt, thu tiền cọc hoặc yêu cầu verify thẻ tín dụng để sử dụng các dịch vụ cộng thêm trong khách sạn. Đưa biên nhận (nếu nhận tiền mặt) cho khách
- Cheque: không chấp nhận thanh toán bằng cheque.
16. Bảo đảm phiếu đăng ký đầy đủ các chi tiết được yêu cầu và chữ ký của khách.
17. Sắp xếp phòng thích hợp theo đặt phòng và yêu cầu của khách. Thông báo cho khách loại phòng được xếp và các tiêu chuẩn đặc biệt khác (nếu có).
Chuẩn bị bìa đựng chìa khóa có ghi số phòng bên trong.
18. Làm chìa và bỏ vào bìa đựng chìa
19. Thu nhãn hành lý và thông báo với khách là Concierge sẽ giao hành lý cho họ.
20. Nếu khách có tin nhắn hoặc fax, nó sẽ được hiển thị cho GSA khi đặt phòng được xác định lúc đăng ký. Fax hoặc tin nhắn phải được đính kèm với phiếu đăng ký.
21. Thông báo khách có tin nhắn và gửi tận tay cho khách. Nếu tin nhắn chỉ có trên hệ thống thì đọc cho khách và hỏi khách muốn in ra hay không.
22. Khi tin nhắn hoặc fax đã được chuyển giao, sự tiếp nhận phải được ghi vào máy tính và thủ tục nhận phòng sẽ được tiếp tục.
23. Trao bìa đựng chìa cho khách mà không nói to số phòng, đồng thời chúc khách kỳ nghỉ thú vị. Giới thiệu dịch vụ Central Service (số 1) và tên mình (nhân viên Tiếp tân), tên nhân viên Concierge sẽ đưa khách lên phòng trong trường hợp khách cần ghip đỡ.
24. Báo số tầng và hướng đến thang máy.
25. Ghi số phòng của khách lên nhãn hàng lý và giao cho Concierge đi chuyển phát.
26. Khi khách vừa rời khỏi quầy hoặc khi thời gian cho phép, nhập thông tin của khách vào hệ thống theo phiếu đăng ký và danh thiếp bao gồm các yêu cầu đặc biệt. Đảm bảo các thông tin được cập nhật chính xác, đặc biệt là phương thức thanh toán.
27. Cập nhập nhật ký An ninh và đính kèm chi tiết đăng ký của khách.
28. Đối với khách Việt Nam, các thông tin đăng ký lưu trú phải được cập nhật vào số khai báo công an ngay sau thủ tục check-in và trước khi khách lên phòng.
29. Khách nước ngoài sẽ được đáng ký trên mạng (website của PA 18) vào trước 21:00 hàng ngày.
30. Hàng ngày vào lúc 21:30, nhân viên lễ tân phải hoàn thành các giấy tờ (bao gồm phiếu đăng ký tạm trú cho người nước ngoài + sổ đăng ký công an + tờ khai tạm số lượng khách tạm trú) gừi cho bộ phận Concierge để đăng ký ở công an phường Bến Nghé.
31. Trường hợp khách Việt Nam đến nhận phòng sau khi đã đăng ký công an thỉ khách đó sỗ được ghi ngay vào số công an để đãng ký trong tối hôm sau.
32. Nếu khách nước ngoài đến sau khi đã đăng ký tạm trú, thì nhân viên lễ tân phải thực hiện thao tác khai báo tạm trú trên website PA 18 vào ngay lúc đó và sẽ đăng ký tại công an phường bến nghé vào tối hôm sau.
33. Trưởng ca tiếp tân và giám sát có trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo tất cả các khách lưu trú đều phải được đăng ký tạm trá một cách đầy đủ. Người in charge ca sáng sẽ phải kiểm tra lại về việc ghi sổ công an tạm trú của nhân viên tiếp tân ca đêm
34. Đính kèm các thủ tục thanh toán vào phiếu đăng ký và lưu phiếu dưới số phòng trong hồ sơ khách đang lưu trú.
.jpg)
.jpg)
