Cập nhật Folio khách
Tiều chuẩn
Thông tin của khách và chi tiết phòng lưu trú phải được cập nhật vào hệ thống trong vòng 10 phút sau khi khách check-in hoặc sớm nhất có thể nếu nhân viên lễ tân bận việc.
Quy trình
1. Để tránh tồn đọng công việc và để có hệ thống chính xác càng sớm càng tốt, chi tiết thông tin của khách phải được cập nhật vào hệ thống theo thủ tục check-in một cách nhanh chóng. Nếu có khách đang chờ tại quầy, Reg. Card phải được lưu vào nơi thích hợp cho đến khi được cập nhật.
2. Kiểm tra ngày check-out do khách cung cấp có trùng khớp với thông tin trên đặt phòng hay không.
3. Điều chỉnh số khách nếu khác với đặt phòng gốc.
4. Bảo đảm tên khách được nhập đúng chính tả vào hệ thống (bao gồm danh xưng)
5. Điền tên công ty nếu chưa có trong folio
6. Nhập đúng địa chỉ do khách cung cấp
7. Đảm bảo số hiệu / mã đoàn hiện hữu (nếu có) và hướng dẫn routing (nếu có) chính xác.
8. Đảm bảo phương thức thanh toán phải được cung cấp và nếu cần thiết sẽ thay đổi mã thanh toán trong hệ thống.
Đối với voucher, đảm bảo thông tin trên voucher tương ứng với đặt phòng, số của voucher phải có trong phần ghi chú trong hệ thống. Đảm bảo folio được lập chính xác cho voucher (voucher chỉ có thể thanh toán tiền phòng hoặc tiền phòng bao gồm ăn sáng ...)
Trường hợp Công ty thanh toán, đảm bảo thông tin Công ty và thông tin xuất hóa đơn chính xác.
9. Chỉnh sửa mã đặc biệt nếu cần
10. Lễ tân phải ưu tiên hoàn thành cập nhật thông tin Reg. Card vào hệ thống.
11. Việc nhập thông tin chính xác rất quan trọng vì Guest Profile có thông tin Guest History sẽ được tự động cập nhật từ Guest Folio
12. Bất kỳ yêu cầu đặc biệt, phàn nàn, tranh chấp nào... đều phải được ghi vào Logbook hoặc phần “Proille Note” để tham khảo sau này.
.jpg)
.jpg)
