Check out khách đoàn
Tiêu chuẩn
Giám sát/trưởng ca trực phải kiểm tra hướng dẫn thanh toán cho chính xác. Đoàn phải được check – out với chi phí chính xác các phí phát sinh phải được tập hợp lại trước khi đoàn khởi hành.
Quy trình
1. Trước khi đoàn bắt đầu thực hiện thủ tục trả phòng, lễ tân lấy hồ sơn đoàn và kiểm tra lại hướng dẫn thanh toán.
2. Đảm bảo các chi phí tính vào Payment Master Account chính xác. Tất cả các chi phí của từng phòng phải tưng ứng với tổng chi phí của đoàn.
3. Nếu folio không cân đối. Kiểm tra lại Group file để hiệu chỉnh. Nếu folio không đúng, chỉnh sửa cho đúng.
4. Nếu tất cả các chi phí do trưởng đoàn, Công ty hoặc hãng lữ hành thanh toán, chuyển các folio phát sinh vào Payment Master Folio.
5. In Master folio và các folio chi phí phát sinh.
6. Đưa folio cuối cùng cho trưởng đoàn xem lại và ký tên xác nhận khoản phí. Thoát khỏi Master folio và folio chi phí phát sinh. Trong một số trường hợp nhất định trưởng đoàn không cần kí lên master folio.
7. Nếu khách tự thanh toán các chi phí phát sinh, lễ tân làm thủ tục check – out FIT thông thường.
8. Thoát khỏi master folio sau khi khách đã thanh toán chi phí phát sinh. Nếu các chi phí phát sinh chưa được thanh toán xong, Tiếp tân lịch sự thông báo với Trưởng Đoàn. Yêu cầu khách có liên quan thanh toán chi phí phát sinh của họ.
9. Cashier tập hợp Master Folio và các chứng từ liên quan gửi cho kế toán.
.jpg)
