Vận hành tại quầy tiếp tân khi hệ thống hư hỏng / bảo trì

Tiêu chuẩn

Trong trường hợp máy tính hư hỏng hoặc trong kế hoạch sử chữa, tiếp tân phải có khả năng tiếp tục vận hành và giảm thiểu bất tiện cho khách.

Quy trình

1. Back up hệ thống phải được thực hiện mỗi 4 giờ đồng hồ: để dảm bảo mỗi tác động nhỏ nhất vào hệ thống phải được sao lưu phòng khi hệ thống bị hỏng hóc.

2. FOM, AFOM và FOS trong ca trực sẽ liên kết các hoạt động của bộ phận trong thời gian hệ thống không hoạt động và đảm bảo mọi công việc phải được thực hiện trôi chảy và thông tin được cập nhật phù hợp.

3. Hoạt động thủ công/viết tay sẽ tiếp tục thực hiện ngay sau khi hệ thống được sao lưu/back-up cho đến lúc các công việc được cập nhật đầy đủ vào hệ thống.

4. Khách không nên bị gây bất cứ phiền hà nào trong thời gian này.

5. In báo cáo trước khi đóng hệ thống có kế hoạch.

- 1x danh sách khách check-in

- 1x đơn giá thu đổi ngoại tệ

- 1x danh sách khách sạn check-out

- 1x thông tin về khách

- 3x danh sách khách lưu trú (Lễ tân, Concierge, Tổ phòng)

- 2x danh sách phòng trống sẽ check-in khách (Tiếp tân, Tổ Phòng)

- 2x danh sách báo cáo tình trạng phòng (Tiếp tân, Tổ Phòng)

- 2x danh sách phòng check-out (Tiếp tân, Tổ Phòng)

- 2x danh sách phòng đang có vấn đề (Tiếp tân, Tổ Phòng)

- 1x danh sách đoàn

6. Các báo cáo này được lưu giữ trong file “hệ thống hư hỏng”. Hủy các báo cáo cũ khi có báo cáo mới thay vào. Hầu hết các báo cáo cập nhật nhất sẽ được phát hành cho Tiếp tân, Concierge, Housekeeping và các bộ phận cso liên quan khách khi hệ thống hư hỏng.

7. Nếu như hệ thống hư hỏng bất ngờ, thông báo bộ phận IT ngay và sử dụng báo cáo của ca đêm hôm trước.

8. Khi khách đến đăng kí như thông thường, chọn phòng trống trên sheet và đánh dấu, ghi tên khách bằng bút chì, ghi số phòng trên Reg.Card, ghi chú trên báo cáo khách đến “khách đã check-in”.

Thông báo cho bộ phận phòng khách đã đến

Nếu có khách có chế độ tại Executive Floor, mời khách ngồi và đợi sử dụng các dịch vụ tại đây.

Giữ Reg.Card đã hoàn tất vào khay để hoàn thành việc cập nhật khi hệ thống phục hồi.

9. Khi khách rời đi, phát hành folio cập nhật mới nhất.

Ghi chú các khoản đã thu từ các dịch vụ phát sinh bên ngoài danh sách các chi phí đã in ra.

Tiến hành thanh toán và ghi số tiền nhận vào folioreport và loại hình thanh toán.

Báo với khách rằng bản cuối cùng sẽ được gửi bưu điện trong cùng ngày.

Đính kèm các bản sao lưu và folio và cất giữ trong khay để cập nhật sau.

Ghi chú phòng hiện “vacant dirty”

Báo cho bộ phận phòng

10. Thông báo đến các bộ phận dịch vụ gửi phiếu chuyển về lễ tân khi có phát sinh sử dụng dịch vụ của khách cho đến khi hệ thống hoạt động trở lại. Tất cả được lưu cùng thẻ lưu trú.