Xác nhận việc trả phòng

Tiêu chuẩn

Sau thời gian check out khách sạn vào 12:00 trưa, Tiếp tân phải liên lạc với khách chưa check out để xác nhận giờ khởi hành để đảm bảo tình trạng phòng lúc nào cũng đúng.

Quy trình

1. Trước 12:00 (giờ check - out là 12:00), tiếp tân phải xác nhận giờ trả phòng với các khách dự kiến trả phòng trong ngày.

2. Những trường hợp không xác nhận được việc trả phòng (do không liên lạc được với khách), tiếp tân liên lạc tổ phòng xem xét và báo cáo lại tình trạng phòng.

3. Nếu phòng trống, kiểm tra phương thức thanh toán và dư nợ của khách. Nếu dư nợ bằng 0 và đã xuất hóa đơn thì lễ tân check out khách ra khỏi hệ thống.

4. Nếu vẫn còn dư nợ trong folio, lễ tân xác nhận lại phương thức thanh toán. Nếu thanh toán bằng thẻ tín dụng, voucher hoặc hóa đơn cho công ty đặt phòng và bao trả phần thanh toán các khoản phí, phương thức thanh toán phải được nhập vào hệ thống và khách được check out ra khỏi hệ thống. (Xem thêm quy trình FO-051- Tính phí check-out sau giờ quy định)

5. Nếu dư nợ không thể thanh toán bằng khoản đặt cọc hoặc bằng các phương thức khác , Tiếp tân xác nhận lại việc thanh toán sẽ được thực hiện như thế nào. Folio của khách được chuyển tạm vào tại khoản quản trị để phòng khách được “giải phóng” khỏi hệ thống. (“nợ tiếp tân”)

6. Nếu phòng đang được giữ nhưng khách không có trong phòng:

Lễ tân gửi tin nhắn vào phòng khách yêu cầu liên lạc với lễ tân. Kiểm tra phương thức thanh toán. Nếu khách không phản hồi vào lúc 18:00 và phương thức thanh toán bằng thẻ tín dụng thì Tiếp tân phải gia hạn 1 đêm phòng trong hệ thống và thông báo với tổ Phòng. Nếu khách thanh toán bằng tiền mặt, Tiếp tân làm chìa mới, vô hiệu hóa chìa cũ để đảm bảo khách liên lạc với tiếp tân trước khi quay về phòng.

Nếu khách sạn hết phòng, khách không thể được gia hạn lưu trú. Lễ tân gửi tin nhắn vào phòng, nhắc khách thời gian khởi hành và liên lạc với tiếp tân.

7. Nếu chi phí của khách do công ty đặt phòng thanh toán, lễ tân kiểm tra với bộ phận đặt phòng xem có văn bản xác nhận việc thanh toán cho thời gian lưu trú thêm hay không, nếu không có thì liên lạc với công ty.

8. Đến 18:00, nếu vẫn không liên lạc được với khách, trong trường hợp khách sạn hết phòng trong ngày hôm đó, tiến hành “thủ tục check-out vắng mặt khách”.

9. Nếu khách có trong phòng, lễ tân hỏi thời gian dự kiến khởi hành. Check-out trước 14:00 có thể được chấp nhận mà không tính thêm phí. Nếu khởi hành sau 14h, thông báo với khách sẽ bị tính phí trả phòng trễ theo giá quy định của khách sạn. Nếu khách đồng ý thanh toán phí trả phòng trễ, lễ tân ghi chú vào hệ thống rằng khách đã đồng ý thanh toán cùng với chi phí và thời gian khởi hành mới.