Xử lý tình huống liên quan việc nợ tiền phòng không đúng quy định

MỤC ĐÍCH

Bảo đảm việc thanh toán không ảnh hưởng đến việc sử dụng dịch vụ của khách, đồng thời các bộ phận có hướng xử lý kịp thời và phù hợp.

ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

Các khách sạn thuộc sự quản lý của công ty

QUY TRÌNH

1. Một ngày trước ngày check in, Bộ phận Đặt Phòng chuyển Bộ phận kinh doanh để xin chỉ đạo của tổng quản lý khi thông tin trên “xác nhận đặt phòng” (Confirm booking) về phương thức thanh toán là “Thanh toán trước khi check-in” (Pay before check-in) nhưng đến thời điểm check-in mà bộ phận kế toán vẫn chưa thu được tiền.

2. Việc quyết định cho khách làm thủ tục check-in và chuyển hình thức “Thanh toán trước khi Check-out” (Pay before check-out) do tổng quản lý quyết định căn cứ trên danh sách này và trên đề xuất của bộ phận kinh doanh.

3. Nếu đến thời điểm khách check-out, Bộ phận kế toán vẫn chưa thu được tiền thì việc chuyển hình thức thanh toán thành “nợ trả sau” do Tổng quản lý quyết định bằng văn bản (Theo mẫu F.13 – Xác nhận cho khách hàng chuyển sang hình thức “nợ trả sau”) Bộ phận tiếp tân chuyển chứng từ nợ này về cho bộ phận Kế toán – có đính kèm văn bản chuyển hình thức nợ trả sau được phê duyệt bởi Tổng Quản lý.

4. Nếu tổng quản lý đã ủy quyền cho Giám đốc Kinh doanh và Tiếp thị/TBP Kinh doanh và Tiếp thị (Theo mẫu F.12 – Giấy ủy quyền) thì Giám đốc Kinh doanh và Tiếp thị/TBP Kinh doanh và Tiếp thị là người quyết định nhưng phải đảm bảo theo hạn mức đã được tổng quản lý ủy quyền.

5. Tổng quản lý có trách nhiệm xem xét việc đưa khoản nợ trên vào quỹ dự phòng nợ khó đòi theo quy định hiện hành và các quy định khác có liên quan (khoản trích này sẽ do tổng Quản lý làm việc với Đại diện chủ).