Mở két an toàn trong phòng khách

Tiêu chuẩn

Trước khi mở két an toàn trong phòng khách, Tiếp tân phải nhận diện khách khi có yêu cầu. Khách phải hiện diện khi mở két để tránh bất cứ tranh cãi nào liên quan đến những vật dụng được cất giữ bên trong két.

Quy trình

1. Khách sẽ đôi khi vô tình trả phòng khỏi khách sạn và quên mang theo những vật được cất trong két an toàn hoặc đơn giản hơn là quên mã số. Quy trình này thường sẽ được Trường bộ phận Tiếp tân theo dõi tại thời điểm có yêu cầu. Chỉ những người được chỉ định mới được quyền sử dụng “hộp mở két an toàn”. Việc này để đảm bảo an toàn cho vật giá trị của khách và đồng thời tối thiểu hóa khả năng chịu trách nhiệm pháp lý của khách sạn.

2. Người được chỉ định mở két sắt sẽ theo thứ tự như sau:

- Từ 8h đến 17h hàng ngày: 1. Trưởng bộ phận kỹ thuật; 2. Trưởng bộ phận bảo vệ; 3. Trưởng bộ phận tiếp tân/ Giám sát Tiếp Tân (Vào ngày Chủ nhật thì Trực lãnh đạo sẽ thực hiện công việc này)

- Từ 17h đến 22h hàng ngày - Giám sát tiếp tân

- Từ 22h đến 8h hàng ngày - Trực ban/Trực lãnh đạo

3. Hộp mở két luôn luôn được giữ trong két an toàn của bộ phận An ninh (bao gồm 1 pin key và 1 khóa mở pin két sắt...)

4. Ngay khi nhận được yêu cầu của khách về việc mở két an toàn trong phòng khách:

- Nhân viên Lễ tân thông báo cho người có trách nhiệm mở két sắt (theo điều 2). Chuấn bị bản photo hộ chiếu của khách để người có trách nhiệm mở két sắt đối chiểu (xem bước 5).

- Người có trách nhiệm mở két sắt (theo điều 2) ký vào Nhật ký két an toàn Lễ tân để mở két và lấy hộp mở két bên trong ra.

5. Nếu khách hiện diện trong phòng:

- Xác nhận lại nhân thân của khách bằng cách hỏi ngày tháng năm sinh hoặc số hộ chiếu và xác nhận với hồ sơ lưu của khách sạn hoặc trưng những bằng chứng như chứng minh thư, bằng lái xe và giấy tờ chứng minh khác có dán hình. Đối chiếu với hộ chiếu photo.

- Mở két với sự chứng kiến của khách. Xác nhận các vật chứa bên trong cùng với mô tả của khách và yêu cầu khách ký biên bản xác nhận tài sản còn nguyên vẹn.

- Hỏi khách có muốn mình hướng dẫn cách cài đặt mã số két an toàn không.

Ký xác nhận giờ trả hộp mở két về két an toàn Tiếp tân.

6. Nếu khách đang làm thủ tục trả phòng tại quầy lễ tân và nhân viên làm phòng báo khách để két sắt đóng.

- NV Lễ tân phải thông báo với khách về tình trạng két sắt của khách,

- Nếu khách nhớ là để quên vật dụng trong phòng thì khách sẽ quay trở lại phòng, mở két sắt và lây vật dụng của mình ra.

- Nếu khách báo là đã lấy hết vật dụng ra thỉ người được chỉ định sẽ tiến hàng mở két sắt.

7. Nếu khách đã trả phòng hoặc không thể có mặt trong phòng tại thời điểm mở két vì bất cứ lý do gì:

a. Phải nổ lực liên lạc được với khách đã trả phòng và cố gắng thông báo cho khách dự định mở két an toàn, lấy các vật dụng bên trong ra.

- Trưởng ca Bảo vệ / Bảo trì, Lễ tân, Tổ phòng cùng vào phòng với hộp mở két và nhật ký.

- Hoàn tất nhật ký truy nhập, ghi chú rằng khách không hiện diện trong phòng và lý do.

- Bảo vệ lập biên bản ghi nhận và chụp hình lại tất cả vật dụng được lấy ra từ két an toàn. Những người chứng kiến cùng ký lên biên bản này. Nếu có thể, xác nhận vật dụng với khách qua điện thoại.

- Tất cả những người có mặt cùng kiểm tra két an toàn để đảm bảo nó trống.

- Trả hộp mở két về lại két an toàn Lễ tân và ký xác nhận giờ trả.

- Bảo vệ lưu giữ biên bản chính, Tiếp tân có thể giữ bản sao

b. Giữ gìn / hủy bỏ vật giá trị của khách

- Gửi các vật dụng có giá trị cao trong két an toàn của khách vào két an toàn Tiếp tân. Những vật dụng khác sẽ gửi Lost & Found. Thông tin những vật dụng này sẽ được ghi vào logbook Lễ tân và Lost & Found.

- Khi có yêu cầu nhận lại vật dụng của khách, Trưởng bộ phận lễ tân sẽ thu xếp để trả lại đồ cho khách. Những vật dụng này không thể chuyển cho bên thứ ba mà không có ủy quyền bằng văn bản của khách yêu cầu, chữ ký bắt buộc phải tương thích với chữ ký trên thẻ đăng ký và nội dung mô tả xác định các vật dụng thực tế.

Nếu bên thứ ba đến nhận, tiếp tân phải đối chiếu với thông tin ủy quyền.