Kiểm tra các phòng họp, hội nghị

I.    MỤC ĐÍCH:
 
Đảm bảo phòng họp được bài trí đúng theo tiêu chuẩn, dựa theo yêu cầu của khách hàng đã được bàn bạc trước với bộ phận kinh doanh phòng Tiệc. Phòng phải được bài trí và sẵn sàng cho sự kiện ít nhất 1 tiếng trước khi khách đến. Phòng phải ở trong tình trạng tốt và nhiệt độ phù hợp.

II.    QUY TRÌNH :
 
1.     Nhận đơn đặt phòng Họp

a)  Hằng ngày thư ký bộ phận sẽ nhận đơn đặt phòng Họp từ văn phòng kinh doanh phòng họp

b)  Yêu cầu bộ phận kinh doanh phòng họp phải cập nhật liên tục thông tin liên quan đến sự kiện

c)  Tìm hiểu kỹ đơn đặt phòng Họp để hiểu cặn kẽ yêu cầu của khách hàng

2.   Bài trí phòng Họp

a) Đi vòng quanh các bàn, quan sát tất cả các bài trí sắp xếp đã được thực hiện như váy bàn, bàn, ly nước, tập ghi chú, bút.b)  Váy bàn phải sạch sẽ và được ủi thẳng.

c)  Khăn trải bàn (nếu có) phải sạch sẽ, không được có vết bẩn.

d)  Mỗi chỗ ngồi phải có tập ghi chú và bút viết

3.   Kiểm tra tình trạng phòng

a)  Sử dụng “Danh sách kiểm tra cho Sự Kiện”

b)  Bảng trắng và khung giấy phải sạch sẽ, không có bụi và vết bút viết bảng.

c)  Kiểm tra bút viết bảng trước khi hội nghị bắt đầu.

d)  Kiểm tra sàn và thảm.

e)  Kiểm tra điều hòa nhiệt độ

f)   Kiếm tra hệ thống đèn.

g)  Bật tắt các thiết bị để kiếm tra, cài đặt hệ thống AV

4.   Thông báo cho trưởng bộ phận hoặc giám sát

a)  Thông báo cho trưởng bộ phận và giám sát biết phòng đã sẵn sàng để họ kiểm tra lần cuối