Gửi yêu cầu phục vụ tiệc và họp

I.    MỤC ĐÍCH :
 
Mục địch của quy định này là để đảm bảo rằng tất cả các phòng ban của khách sạn phối hợp chặt chẽ và kịp thời với nhau trong công tác chuẩn bị và tổ chức. Yêu cầu đặt hàng sự kiện phải được gửi đến tất cả các phòng ban liên quan trước 15:00 thứ Năm. Cuộc họp về yêu cầu đặt hàng sự kiện có thể tổ chức vào thứ Sáu để bàn luận về sự kiện và hội nghị sẽ diễn ra vào tuần tiếp theo. Sự kiện sẽ không được chấp nhận nếu không có yêu cầu đặt hàng sự kiện kèm theo.

II.    QUY TRÌNH:
 
Phân bổ về các Phòng ban

1. Tất cả các đơn đặt hàng sự kiện của tuần tiếp theo sẽ được gửi cho các phòng ban liên quan vào mỗi thứ Năm hàng tuần.

2. Nếu như có bất cứ sự thay đổi nào trong đơn đặt hàng sự kiện đã được gửi đi, hiệu đính bổ sung phải được  thông báo ngay qua email. Bên cạnh đó, gửi thông báo giấy đến các phòng ban liên quan. Thông tin trao đổi phải rõ ràng thông suốt để tránh hiểu lầm.

3.   Nếu như có nhiều hơn 1 thay đổi cho một đơn đặt hàng sự kiện, thông báo bổ sung cần được đánh số thứ tự    như sau:
a.   Sửa đổi 1 b.   Sửa đổi 2
c.   Sửa đổi 3 v.v…
 
4.   Nếu có bất cứ yêu cầu, thay đổi nào phút cuối, bộ phận Kinh doanh phòng Tiệc cần phải bàn bạc với Trưởng bộ phận F&B trước khi cam kết bất cứ điều gì với khách hàng

Buổi họp triển khai về sự kiện
 
1.   Sau khi đơn đặt hàng sự kiện được gửi đi vào mỗi thứ Năm, buổi họp về các đơn đặt hàng này sẽ được tổ chức vào thứ Sáu để bàn bạc các vấn đề liên quan.

2.   Những cá nhân sau sẽ tham dự buổi họp:

a.   Trưởng bộ phận kinh doanh Tiệc

b.   Trưởng bộ phận Tiệc

c.   Nhân viên kỹ thuật AV

d.   Trưởng bộ phận Tạp vụ

e.   Bếp trưởng/ Bếp phó

f.   Trưởng bộ phận F&B

3.   Nếu như đó là sự kiện quan trọng, cần thông báo cho những cá nhân sau tham gia buổi họp:

a.   Trưởng bộ phận Lễ tân

b.   Trưởng bộ phận Buồng Phòng

c.   Trưởng bộ phận An ninh