Quy trình đào tạo training process

1. Xác định nhu cầu đào tạo

Đào tạo thường được sử dụng nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc cho nhân viên trong khách sạn. Trường hợp bộ phận có nhu cầu đào tạo thì Trưởng bộ phận làm phiếu yêu cầu đào tạo gửi lên cho phòng Nhân sự. Phòng Nhân sự sẽ tổng hợp, báo cáo tình hình cho Giám đốc điều hành về nhu cầu đào tạo của các bộ phận
Việc xác định mục tiêu đào tạo theo nguyên tắc SMART/ To determinate the training objectives follow rules “SMART”. Cụ thể (Specific); Đo lường được (Measurable); Có thể đạt được (Achievable); Có liên quan (Relevant); Hạn định thời gian hợp lý (Timebound).
Căn cứ vào việc phân tích nhu cầu đào tạo của các bộ phận trong khách sạn, phòng Nhân sự sẽ lập bản kế hoạch đào tạo cho năm kế tiếp và trình lên cho BGĐ phê duyệt. Ngoài việc được đào tạo theo kế hoạch và đào tạo đột xuất thì phòng Nhân sự có thể đề nghị BGĐ cho bộ phận cử người đi tham gia các khóa đào tạo bên ngoài có chương trình chuyên môn phù hợp. Chọn phương pháp đào tạo.
Sau khi cân nhắc các vấn đề chiến lược trong đào tạo, xác định được nhu cầu đào tạo, khách sạn cần đi đến bước tiếp theo là xác định nội dung chương trình và phương pháp đào tạo. Phương pháp đào tạo là cách thức truyền tải nội dung đào tạo đến người học nhằm đạt được mục tiêu đào tạo.

2. Thực hiện đào tạo

Trước khi được đào tạo, người tham dự phải viết bản cam kết đào tạo gửi về phòng Nhân sự. Phòng Nhân sự có trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức, lên chương trình đào tạo, mời giảng viên, thông báo cho bộ phận, phòng ban có liên quan đến khóa đào tạo. Cuối mỗi khóa, học viên phải đánh giá khóa học theo mẫu phiếu đánh giá của nhân viên về khóa học. Phòng Nhân sự sẽ thu thập phiếu đánh giá làm cơ sở để tổ chức các khóa học sau tốt hơn.
Đối với nhân viên được gửi đi tham dự các khóa đào tạo do các đơn vị bên ngoài khách sạn tổ chức, phòng Nhân sự chịu trách nhiệm liên hệ với các đơn vị về nội dung, chương trình học, thời gian, học phí và các vấn đề liên quan trình lên cho BGĐ phê duyệt. Sau đó thông báo cho các phòng ban có nhân viên tham dự.
Phòng Nhân sự phải chuẩn bị đầy đủ các phương tiện, công cụ để phục vụ cho khóa học như bảng, phấn, giấy, đèn chiếu, video phim, máy vi tính … Ngoài ra phòng Nhân sự có trách nhiệm theo dõi toàn bộ thời gian diễn ra khóa học. Nếu thấy có bất kì vấn đề nào chưa hợp lý thì báo ngay ý kiến phản hồi với Trưởng bộ phận, giảng viên để điều chỉnh.
Lưu ý/ Notes: Tất cả các kế hoạch tổ chức lớp học, chương trình học, nhân viên tham dự,…đều phải báo cho phòng Nhân sự trước khi triển khai.

3. Tổng kết, đánh giá việc đào tạo

Tất cả nhân viên được đào tạo nội bộ hoặc các khóa học mời giảng viên đều phải làm bài kiểm tra cuối khóa và được cấp giấy chứng nhận.
Trường hợp gửi nhân viên đi tham dự khóa đào tạo do đơn vị bên ngoài tổ chức, tất cả các học viên phải nộp lại tài liệu, giấy chứng nhận cho phòng Nhân sự.
Sau khi kết thúc khóa đào tạo, nhân viên được đào tạo phải hoàn thành kế hoạch ứng dụng sau đào tạo có sự đồng ý của Trưởng bộ phận hoặc cấp quản lý, chuyển bản sao cho phòng Nhân sự theo dõi. Sau khi thực hiện, Trưởng bộ phận hay người quản lý sẽ đánh giá kết quả thực hiện và gửi bản chính kèm theo các hồ sơ, số liệu thực tế liên quan đến công việc cho phòng Nhân sự. Nếu không đạt hoặc sau thời gian thực hiện, nhân viên không gửi Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo, không gửi kết quả kế hoạch cho phòng Nhân sự cũng đều xem như là không hoàn thành khóa học và phải bồi thường học phí khách sạn đã hỗ trợ theo quy chế đào tạo.
Đối với các khóa học như: tập huấn, hội thảo, hội nghị, hướng dẫn triển khai các thông tư, nghị định mới, hoặc các khóa có thời lượng 1 buổi trở xuống, học viên không cần làm Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo mà thay vào đó là là báo cáo thu hoạch sau đào tạo. Nội dung của báo cáo phải nêu được nội dung chính của khóa học, khả năng áp dụng các kiến thức vào thực tế, đánh giá giảng viên, cách thức đào tạo…

4. Cập nhật và lưu trữ

Phòng Nhân sự phải có trách nhiệm lưu trữ, cập nhật các chứng từ, tài liệu liên quan đến khóa học và cung cấp danh sách nhân viên được đào tạo, giấy chứng nhận, hồ sơ đào tạo cá nhân. Các hồ sơ phải lưu bao gồm