Quy trình hoàn tiền cho khách

I.   MỤC ĐÍCH

• Giải quyết các trường hợp khách hàng chuyển khoản tiền sai số tiền, điều chỉnh giảm số lượng khách/ huỷ dịch vụ hợp lệ tại khách sạn.
• Trưởng các bộ phận liên quan phải có trách nhiệm cung cấp thông tin cần thiết cho người đang thụ lý sự việc.

II. TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN 
 
1.1.     Nhân viên đặt phòng tiếp nhận thông tin từ khách hàng/ nhân viên kinh doanh.

1.2.     Xác nhận thông tin, lý do dẫn tới việc thanh toán dư tiền và phát sinh yêu cầu cấn trừ tiền từ khách hàng & kiểm tra chéo với thu ngân các bộ phận có liên quan.

1.3.   Tổng hợp các tài liệu có liên quan bao gồm: Thư xác nhận dịch vụ, hoá đơn sử dụng dịch vụ, bảng kê tổng chi phí đã sử dụng tại khách sạn, uỷ nhiệm chi/ hoá đơn thu tiền mặt của khách.
 
1.4.    Thực hiện giấy đề nghị thanh toán (Kèm các tài liệu có liên quan tại bước 1.3) trình ký giám đốc kinh doanh & tiếp thị, trình ký giám đốc điều hành, sau đó gửi bộ phận kế toán.

1.5.    Chậm nhất trong vòng 03 ngày kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, phòng kế toán phản hồi về hồ sơ & yêu cầu giải trình (nếu cần).

1.6       Sau khi nhận được xác nhận hồ sơ hợp lệ & thời hạn thanh toán từ phòng kế toán,  Nhân viên đặt liên hệ khách hàng thông báo, và gửi email xác nhận thông tin.