Quy trình phát hành hợp đồng nguyên tắc

I.   MỤC ĐÍCH
 
-   Đảm bảo tính pháp lý trong việc ký kết hợp đồng nguyên tắc.
 
-   Làm căn cứ để bộ phận kinh doanh và bộ phận đặt phòng thực hiện khi nhận khách.

-   Làm căn cứ giải quyết tranh chấp (nếu có).
 
II. TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN 
 
A. Đối với các Công ty du lịch, khách Công ty:

1. Nhân viên kinh doanh lập hợp đồng theo:

• Mẫu F.09a - Hợp đồng nguyên tắc: áp dụng đối với khách của Công ty.

Số hợp đồng được đặt theo nguyên tắc:

• Số thứ tự hợp đồng
• Mã hiệu của Khách sạn/HĐNT-Năm.

2. Nhân viên kinh doanh chuyển hợp đồng cho khách hàng ký tên, đóng dấu. 

3. Sau khi khách hàng đã ký tên, đóng dấu; nhân viên kinh doanh trình Tổng Quản lý khách sạn ký.

4. Sau khi Tổng Quản lý Khách sạn đã ký và đóng dấu, nhân viên Kinh doanh chuyển cho khách hàng 01 bộ chính, 01 bộ chính chuyển Phòng Kế toán lưu.

5. Trong trường hợp khách hàng yêu cầu được nợ thì thực hiện theo Quy trình cấp hạn mức nợ (SOP-FC-001).

6. Phòng Kế toán lưu giữ đầy đủ hồ sơ khách hàng, cung cấp bản copy cho Bộ phận Kinh doanh & Bộ phận Đặt phòng. Bộ phận Kinh doanh phản hồi cho khách hàng biết về khoản công nợ, hạn mức và thời gian nợ được Khách sạn chấp thuận (nếu có).

B.  Trong trường hợp hạn mức xin nợ của khách hàng nằm trong quyền hạn được cho nợ mà Tổng Quản lý ủy quyền cho Giám đốc Kinh doanh & Tiếp thị / Trưởng bộ phận Kinh doanh & Tiếp thị (Theo mẫu F.12 – Giấy ủy quyền) thì: Nhân viên kinh doanh lập hợp đồng theo mẫu F.10:

1. Sales Staff makes a principal contract according to form F.10:  Hợp đồng nguyên tắc – Đặt và thanh toán phòng khách sạn (Hạn mức nợ được thể hiện trong hợp đồng).
 
2. Thực hiện theo các bước như phần A.
 
III. LƯU ĐỒ