Quy trình phối hợp Sales - FO về luân chuyển booking đặt phòng

I. MỤC ĐÍCH

Đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời được gởi đến bộ phận đặt phòng của Khách sạn.
Nhằm giữ đúng loại phòng và các dịch vụ do khách yêu cầu.
Đảm bảo sự phối hợp giữa Bộ phận Kinh doanh và Tiếp tân được nhịp nhàng, hiệu quả.
Giảm thiểu thời gian check-in của khách.

II. TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN

1.   Nhân viên kinh doanh nhận được yêu cầu đặt phòng/ hủy phòng/ hoặc điểu chỉnh phòng từ khách hàng.

2.   Nhân viên kinh doanh hoặc thư ký kinh doanh sẽ xử lý các thông tin trên

3.   Nhân viên kinh doanh hoặc thư ký kinh doanh sẽ gởi các thông tin đã được xử lý đến khách hàng qua email, c/c cho bộ phận đặt phòng và các cá nhân liên quan: Tổng Quản lý/Giám đốc kinh doanh/Trưởng bộ phận…(nếu cần thiết).

Các thông tin bao gồm đầy đủ như mẫu xác nhận đặt phòng:
Thông tin xuất hoá đơn
Thông tin chuyến bay (nếu có)
Thông tin ngày check-in/check-out/loại phòng rõ ràng
Các ghi chú cần thiết
Phương thức thanh toán.

4.   Bộ phận đặt phòng của Khách sạn sau khi nhận được e-mail từ nhân viên kinh doanh sẽ nhập dữ liệu vào máy, trả lời e-mail và cung cấp cho nhân viên kinh doanh mã đặt phòng (booking code) để chứng minh việc đặt phòng (booking) đã được xử lý.

5.   Cuối mỗi ngày thư ký kinh doanh sẽ tổng hợp các đặt phòng phát sinh trong ngày để đối chiếu với bộ phận đặt phòng.

III. Bộ phận đặt phòng cần lưu ý các trường hợp sau:

Nếu nội dung đặt phòng của nhân viên kinh doanh chuyển xuống chưa hoàn chỉnh (thiếu thông tin đặt phòng, phương thức thanh toán, tên công ty, không có thông tin xuất hóa đơn, tờ trình hoa hồng …).

Nhân viên đặt phòng vẫn nhập booking trên hệ thống để giữ phòng, nhưng cần yêu cầu nhân viên kinh doanh bổ sung thêm thông tin còn thiếu đồng thời c/c cho Giám đốc kinh doanh / Trưởng bộ phận để biết.
Trước ngày khách check-in 3 ngày, nhân viên đặt phòng làm việc với nhân viên kinh doanh để xử lý các khách hàng còn thiếu thông tin.
Đến ngày khách check-in vẫn chưa có đầy đủ thông tin, Giám đốc kinh doanh là người quyết định.

Nếu booking đầy đủ thông tin thì bộ phận đặt phòng thực hiện bước 4.

III. LƯU ĐỒ: