Quy trình mua bán

MỤC TIÊU

Xây dựng nguyên tắc thống nhất và các thủ tục để đảm bảo tính hiệu quả, tiết kiệm chi phi và kiểm soát hợp lý trong việc mua sắm.

PHẠM VI CÔNG VIỆC

Tất cả các bộ phận.

CHÍNH SÁCH

1. Lựa chọn nhà cung cấp có mức giá tốt nhất đáp ứng chất lượng và số lượng sản phẩm theo yêu cầu.
2. Luôn độc lập trong quyết định lựa chọn nhà cung cấp.
3. Đơn mua hàng cần phải có hình ảnh mẫu và báo giá kèm theo ngoại trừ hợp đồng dịch vụ hoặc hàng tiêu dùng.

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

1. Đối với các đơn hàng lớn hơn 500$ cần phải trình qua chủ đầu tư.
2. Phải có ít nhất 3 báo giá cạnh tranh đối với đơn hàng từ 1500$, trừ trường hợp mua hàng của nhà cung cấp quen thuộc, nhà cung cấp duy nhất hoặc nhà cung cấp đồ dùng, in ấn và văn phòng phẩm. Trưởng phòng mua bán có quyền từ chối đơn hàng nhưng phải ghi rõ lý do.
3. Các hợp đồng của nhà cung cấp phải được kiểm tra thường xuyên để đảm bảo thời hạn hợp đồng còn hiệu lực tránh hết hạn hoặc tự động gia hạn.
4. Tất cả các yêu cầu mua bán cần phải được xác nhận bởi trưởng bộ phận xin mua, trưởng phòng mua bán, trưởng phòng kế toán và giám đốc điều hành.
5. Hội đồng mua gồm Giám đốc điều hành, giám đốc mua bán, trưởng phòng kế toán và trưởng bộ phận liên quan. Chức năng:
   • Kiểm tra độ tin cậy của nhà cung cấp.
   • Tiến hành rà soát hàng năm để đảm bảo chất lượng và hiệu quả chi phí của các nhà cung cấp hiện có.