Quy trình thu chi tiền mặt tại quỹ

I. MỤC ĐÍCH

Quy định các chứng từ cần thiết khi lập phiếu thu, chi nhằm đảm bảo sự thu chi, hợp pháp, những chứng từ yêu cầu thanh toán không phù hợp với tiêu chuẩn kiểm tra sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời.

Lập phiếu thu, chi theo đúng chế độ kế toán.

II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
 
Tất cả các phòng ban trong công ty

III. TỪ VIẾT TẮT

• Hoá đơn tài chính: HĐTC
• Giám đốc: GĐ
• Trưởng bộ phận: TBP
• Kế toán trưởng: KTT
• Phiếu nhập kho: PNK
• Hợp đồng mua bán: HĐMB
• Kế toán thanh toán: KTTT

IV.  TÀI LIỆU THAM KHẢO

• Các quy định về chế độ chi tiêu trong Công ty TNHH

 V. MÔ TẢ

1. QUY TRÌNH THU

      Nhân viên hoặc trưởng bộ phận đề xuất tập hợp các chứng từ có liên quan đến việc thu chi tiền mặt để lập đề nghị thanh toán. Cần ghi đầy đủ chi tiết, rõ ràng các thông tin theo mẫu quy định và không tẩy xoá.

a. Bộ chứng từ dành cho phiếu chi tiền mặt cần có:

• Đề nghị thanh toán
• Phiếu yêu cầu báo giá mua hàng
• Đơn đặt hàng
• Hoặc phiếu nhận hàng
• Phiếu nhập kho
• Hoặc hợp đồng mua bán liên quan
• Hoặc hoá đơn tài chính
• Giấy giới thiệu của nhà cung cấp dành cho người đến nhận tiền
• Hoặc các chứng từ hoá đơn gốc có liên quan

b. Bộ chứng từ dành cho phiếu thu tiền mặt cần có: 

• Các chứng từ hoá đơn gốc có liên quan

c. Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu, xem xét tính hợp lý và chính xác của các số liệu của bộ chứng từ trên sau đó trình Giám đốc phê duyệt.

• Phiếu nhập kho đúng hàng, đúng số lượng,
• Giấy đề nghị chi đầy đủ tên họ người nhận tiền, công ty, số tiền, nội dung chi,
• Hoá đơn tài chính đúng theo quy định của Bộ Tài Chính, đầy đủ tên Công ty, mã số thuế, tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế VAT, số tiền, bằng số, bằng chữ….,
• HĐMB đúng với nội dung chi, điều kiện thanh toán,
• Giấy giới thiệu đúng tên, nội dung đã ghi trên giấy đề nghị chi, người ký giấy giới thiệu và mộc dấu của khách hàng.,
• Đầy đủ tên họ người nộp tiền , số tiền bằng chữ, số, nội dung thu

d. Kế toán thanh toán lập phiếu thu/ phiếu chi.

e. Chuyển bộ chứng từ thu, chi sang cho thủ quỹ chi tiền.

f. Bộ chứng từ chỉ được coi là hợp lệ khi có đủ chữ ký xác nhận của

• Người nhận tiền hoặc người nộp tiền
• Thủ quỹ
• Kế toán thanh toán
• Kế toán trưởng hoặc người được uỷ nhiệm
• Giám đốc điều hành

g. Chứng từ được ghi chép sổ kế toán rõ ràng có hệ thống, sắp xếp gọn gàng ngăn nắp dễ tìm kiếm lưu tại kho và được bảo quản bởi phòng kế toán trong 20 năm.

2. BIỂU MẪU ÁP DỤNG, HỒ SƠ
 

STT	Nhận biết		Bảo quản	Bảo vệ	Thời gian lưu hồ sơ
	Tên biểu mẫu	Ký hiệu biểu mẫu
1	Giấy đề nghị thanh toán	05 – TT	Phòng kế toán	Kế toán, Quản trị, Giám đốc	20 năm
2	Phiếu nhập kho		Phòng kế toán	Kế toán, Quản trị, Giám đốc	20 năm
3	Phiếu thu		Phòng kế toán	Kế toán, Quản trị, Giám đốc	20 năm
4	Phiếu chi		Phòng kế toán	Kế toán, Quản trị, Giám đốc	20 năm
5	Phiếu yêu cầu báo giá mua hàng, Đơn đặt hàng		Phòng kế toán	Kế toán, Quản trị, Giám đốc	20 năm