Quy trình quản lý quỹ tiền mặt

 1. MỤC ĐÍCH

• Quản lý dòng tiền mặt tại quỹ chính xác, an toàn

2. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

• Các bộ phận

3. TÀI LIỆU THAM KHẢO

• Hệ thống Tài khoản kế toán áp dụng cho Doanh nghiệp Việt Nam, ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, và các văn bản sửa đổi bổ sung chế độ kế toán

4. MÔ TẢ

4.1 YÊU CẦU

• Cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời Thu – Chi – Tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ và báo cáo khi cần thiết cho Kế toán trưởng hoặc Giám đốc.
• Thực hiện đúng quy định và trách nhiệm về quản lý tiền mặt
• Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
• Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm của người có thẩm quyền
• Không được phép uỷ quyền cho bất cứ cá nhân nào để thực hiện việc thu chi nếu không có yêu cầu và chỉ đạo từ Giám đốc.
• Tiền mặt tồn quỹ phải được lưu giữ tại két an toàn tại phòng quỹ, không được để ở nhiều nơi hoặc mang ra khỏi công ty
• Tiền mặt tồn quỹ phải được sắp xếp theo mệnh giá của các loại tiền tệ và luôn được kiểm lại vào cuối ca làm việc
• Sổ quỹ trên hệ thống cần được thủ quỹ đối chiếu hàng ngày với tồn quỹ thực tế nhằm hạn chế tối đa các chênh lệch.
• Thủ quỹ chốt số tồn quỹ theo sổ quỹ vào cuối ngày và niêm phong két an toàn
• Kế toán và thủ quỹ cần kiểm kê tồn quỹ tiền mặt cuối mỗi tháng và cùng nhau ký xác nhận vào Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt

4.2. QUY TRÌNH THU _ CHI QUỸ TIỀN MẶT

• Mọi khoản thu chi phát sinh phải được thực hiện theo quy định của công ty và có chứng từ đầy đủ
• Khi thủ quỹ nhận được phiếu thu, phiếu chi từ kế toán thanh toán kèm theo bộ chứng từ gốc, thủ quỹ cần phải:

+ Kiểm tra số tiền trên phiếu thu, phiếu chi với bộ chứng từ gốc
+ Kiểm tra nội dung ghi trên phiếu thu, phiếu chi có phù hợp với nội dung thanh toán của chứng từ gốc
+ Kiểm tra ngày tháng, số phiếu khi lập phiếu thu, phiếu chi và các chữ ký của người có thẩm quyền
+ Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra có chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt
+ Yêu cầu người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi
+ Thủ quỹ ký tên trên phiếu thu hoặc phiếu chi và giao cho người nhận hoặc người nộp tiền một liên/
+ Sau đó thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu hoặc phiếu chi sẽ ghi vào sổ quỹ. (sổ theo dõi ngoài là căn cứ để đối chiếu với kế toán khi cần thiết)
+ Chứng từ thu chi được thủ quỹ sắp xếp gọn gàng ngăn nắp dễ tìm kiếm lưu tại kho và được bảo quản bởi phòng kế toán trong 20 năm/

4.3 PHƯƠNG PHÁP LẬP SỔ QUỸ TIỀN MẶT TẠI QUỸ

4.3.1 Mở sổ 

• Đối với loại sổ viết tay cần căn cứ theo thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính. Mẫu số S07-DN. Ghi đầy đủ nội dung và đánh số trang theo đúng quy định.
• Đối với sổ in trên máy thì in theo từng phần nhập liệu từng ngày của kế toán/

4.3.2 Ghi chép đối với sổ viết tay

• Không sử dụng bút mực đỏ để ghi chép trong sổ quỹ/
• Nếu ghi chép sai thì dùng thước gạch bỏ phần ghi sai và ghi lại vào dòng kế tiếp/
• Không ghi chồng lên phần gạch bỏ/
• Căn cứ vào phiếu thu chi để ghi vào cột tương ứng/
• Số phiếu phải theo đúng thứ tự/
• Cuối trang phải cộng trang ở cột thu chi ở dòng quy định/
• Cuối ngày khoá sổ, cộng ngày ở cột thu - chi - tồn quỹ/
• Ghi thành tiền bằng chữ và có thủ quỹ ký tên/

4.3.3 Lưu giữ, luân chuyển và quyền hạn

• Đối với sổ quỹ tiền mặt viết tay, thủ quỹ sẽ thực hiện và tự bảo quản để quản lý thực tế tiền tăng, giảm, tồn tại quỹ
• Đối với sổ quỹ in từ máy sẽ do kế toán thanh toán thực hiện ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đươc in ra vào cuối ngày thành 02 liên dùng để đối chiếu cùng thủ quỹ.
• Thủ quỹ cập nhật đóng lại thành sổ quỹ và lưu cùng chứng từ gốc theo tháng.
• Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt cũng được lưu giữ cùng chứng từ bởi thủ quỹ.
• Thủ quỹ có quyền yêu cầu kế toán thanh toán đối chiếu kịp thời số liệu trên Sổ quỹ tiền mặt và sổ sách kế toán cũng như kiểm kê đột xuất nếu cần thiết.
• Có quyền báo cáo trực tiếp giám đốc khi phát hiện vụ việc ảnh hưởng thiệt hại đến quỹ tiền mặt.
• Có quyền kiểm tra các nghiệp vụ kế toán thanh toán liên quan đến tiền mặt.
• Được toàn quyền phụ trách việc thu chi tiền dưới sự kiểm tra của Kế toán trưởng và chỉ đạo trực tiếp bởi Giám đốc.

5.  BIỂU MẪU ÁP DỤNG, HỒ SƠ:
 

STT	Nhận biết		Bảo quản	Bảo vệ	Thời gian lưu hồ sơ
	Tên biểu mẫu	Ký hiệu biểu mẫu
1	Sổ quỹ tiền mặt	07-DN	Thủ quỹ	Thủ quỹ, Kế toán	20 năm