Quy trình của thu ngân trên phần mềm

1. ĐĂNG NHẬP

Mỗi cashier sẽ có một tài khoản đăng nhập vào phần mềm Smile – POS riêng.

2. CÁC OUTLETS ĐANG DÙNG

Tuỳ vào vị trí khách đặt món ăn để xem xét bill sẽ được post vào đâu.

3. MỞ BÀN

Kích chuột vào biểu tượng New Check (Cô gái đội nón vàng) để tạo 1 bàn mới.
1 cửa sổ hiện ra, nhập thêm các thông tin về bàn đang mở:

+ Table no: Số bàn khách ngồi
+ Guest: Số khách người lớn
+ Child: Số khách trẻ em
+ Info: Thêm thông tin của bàn đó – Nhận dạng dễ dàng hơn.

Nếu trong trường hợp chưa có thời gian điền các thông tin trên, thì có thể làm sau khi post đồ cũng được.

4. POST BILL

Thông thường, nếu muốn post 1 món ăn hay đồ uống gì lên bàn đó nhanh nhất thì ở ô trên cùng của cửa sổ bàn đó có chữ: Enter Item. Kích chuột vào đó và gõ 1 chữ bất kỳ trong tên món đó, sẽ hiện ra 1 list các món ăn và giá theo key word mà mình vừa gõ. Kích đúp chuột vào món ăn/ đồ uống đúng như khách order.
Nếu trong trường hợp 1 món mà số lượng nhiều, thì ở ô Quantity ngày bên dưới, bạn gõ số lượng vào đó trước khi chọn món ăn bên dưới.
Trong trường hợp món đó không có trên hệ thống, sẽ phải open item. Đồ ăn thì kích vào open food, đồ uống thì open beverage, những thứ khác là open other. Sau khi chọn được loại open nào thì ta sẽ gõ tên món ăn/ đồ uống muốn post, tiếp là số lượng và sau cùng là giá (giá là giá ++). Ấn Enter là đã post xong được món đó.
Nếu post thừa món => 1 là chọn vào món đó rồi ấn vào chữ Void (Nếu chưa send order vào bếp)

2 là khi đã send order vào bếp, không void đi được nữa thì ta phải đối trừ món đó đi. Cũng giống như khi post đồ, nhưng mục Quantity ta sẽ phải để Âm đi số lượng ta muốn trừ.

Nếu post thiếu món => 1 là khi chưa in bill thì ta sẽ post thêm món vào như bình thường

2 là khi đã in bill rồi, mà thấy thiếu món thì vẫn post như bình thường, sau đó ấn Print invoice in ra 1 bill mới, huỷ bill cũ đi.

*Trước khi in bill kiểm tra thông tin khách với nhà hàng (Spa) xem khách có voucher hay quyền lợi giảm giá gì không.

5. DISCOUNT or REMOVE VAT/ SERVICE CHARGE
a. Nếu bill đó được discount sẽ xảy ra các trường hợp

Dsc tất cả Food và Beverage thì kích vào chữ discount, gõ phần trăm dsc rồi ok là xong.
Dsc chỉ với 1 món ăn/ đồ uống trong cả list. Chọn vào món đó, sau thì kích chuột vào chữ Item dsc, sẽ hiện lên 1 ô cửa, gõ số phần trăm được dsc, sau đó ấn dsc là xong.

b. Nếu bill đó được phép bỏ thuế hoặc src

Ở dòng cuối, ô đầu tiên có chữ Tax/ Src. Kích vào đó rồi chọn loại mà bạn cần: chỉ bỏ thuể hoặc bỏ src hoặc bỏ cả 2 hoặc không bỏ cái nào hoặc thêm thuế, thêm src hoặc thêm cả 2.

6. CHIA BILL

Ấn vào chữ Split, Sẽ có cửa số hiện ra, 2 cách chia bill

1 là chia tự động (Automatic) nếu chọn loại này bill sẽ tự động chia đều số tiền bill tổng ra thành bao nhiêu bill mà bạn muốn, Chọn Automatic => chọn chia thành bao nhiêu bill => split
2 là chia thủ công (Manual- thường áp dụng khi khách nào ăn món nào thì làm bill món đó)

Cũng vào Split => Manual=> split=> new=> mở 1 bàn mới => chọn từng món ăn muốn share sang bill đó => mũi tên sang phải. Chọn hết rồi thì ấn close. Vậy đã share bill xong. Muốn chia thành các bill khác nữa làm tương tự.

7. GỘP BILL

VD: Có bàn t1 và t2, muốn gộp 2 bàn này lại với nhau thành 1 bill. Mở bàn t1 ra, dưới cùng có chữ Merge, kích vào chữ đó, sẽ hiện ra 1 ô cửa xuất hiện tất cả các bàn còn lại, chọn vào bill của bàn t2 => Ok

8. IN BILL

Mở bill bàn đó ra, ấn Print Invoice

9. CLOSE BILL – PAY

Sau khi khách thanh toán, sẽ phải close check bill đó, và chú ý, bill của ngày nào thì phải close check luôn ngày đó, không để sang ngày hôm sau.
Có 4 hình thức close bill:

+ Pay Cash (Khách thanh toán tiền mặt) ấn pay, chọn cash => ok
+ Pay Credit card (cà thẻ) Sau khi cà thẻ xong cho khách, sẽ phải pay bill
Ấn Pay => Credit card => bên dưới có 1 ô để gõ số thẻ là bao nhiêu vào, tùy từng loại thẻ của khách thanh toán mà gõ

Visa đầu 4
Master đầu 5
JCB đầu 35
Amex đầu 37

Khi đó chỗ trống để gõ sẽ gõ các số theo trình tự sau:
+ Mã đầu thẻ {dấu cách}4 số cuối ghi trên tờ giấy cà thẻ( chỗ số thẻ)
Vd: khách cà thẻ visa, số thẻ là xxxxxxxx2311
+ Thì khi đó sẽ pay là: pay => credit card => 4 2311 => pay
+ Pay Charge room
Pay => room => gõ số phòng => kích vào tên khách => pay => ok
Note: kiểm tra tên khách ký trên bill có trùng vời tên khách trên hệ thống không?
Đối với những event khách chưa thanh toán ngay thì gọi FO mở phòng ảo rồi đóng vào phòng đó.
+ F9 other

Thường là các bill tiếp khách, miễn phí của các HOD, GM, CEO.
Chọn F9 other => Bên dưới có mũi tên chọn các loại miễn phí => pay => ok
Khi các HOD tiếp khách sẽ chọn FOC => entertainment => note tên HOD vào phần reference:
Khi các HOD ăn sẽ chon FOC=> office check => note tên HOD vào phần reference:

10. XEM BÁO CÁO

Có nhiều thông tin báo cáo lấy được từ phần mềm smile, tùy vào từng mục đích mà sẽ thao tác khác nhau. Dưới đây là các cách lấy báo cáo cơ bản và thông dụng nhất

* Check doanh thu các outlet