Quy trình tạm ứng

• Tăng cường công tác quản lý tiền mặt, quản lý công nợ tạm ứng nhằm sử dụng tiền vốn đúng mục đích, đúng việc.
• Xác định rõ trách nhiệm quyền hạn trong quá trình tự tạm ứng và quyết toán tiền tạm ứng.
• Lưu trữ chứng từ chặt chẽ và có hệ thống phục vụ cho việc theo dõi, thanh quyết toán đúng đối tượng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

• Tất cả các phòng ban trong công ty.

• Hệ thống Tài khoản kế toán áp dụng cho Doanh nghiệp Việt Nam, ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, và các văn bản sửa đổi bổ sung chế độ kế toán. Hệ thống sổ kế toán, trong đó chủ yếu là Sổ theo dõi công nợ Tạm ứng.
• Hệ thống chứng từ kế toán: Phiếu thu, chi tiền mặt, Phiếu đề xuất Tạm ứng, Phiếu thanh toán tiền tạm ứng .  

• Trong quá trình hoạt động, phát sinh nhu cầu về tiền vốn để thực hiện các giao dịch thì nhân viên đề xuất tạm ứng tiền để thực hiện nhiệm vụ và trình trưởng phòng phê duyệt. Phiếu đề nghị tạm ứng cần ghi đúng, ghi đủ các yêu cầu trong biểu mẫu lập sẵn và có ký tên của nhân viên và trưởng bộ phận đề xuất.
• Trình giám đốc xem xét và phê duyệt cho tạm ứng
• Kế toán thanh toán viết phiếu chi, ghi rõ nội dung kinh tế phát sinh và họ tên người tạm ứng tiền.
• Kế toán trưởng duyệt chi.
• Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi tiền. Người nhận tiền cần ký, ghi rõ họ tên và số tiền đã nhận.
• Chứng từ được ghi chép sổ kế toán rõ ràng có hệ thống, sắp xếp gọn gàng ngăn nắp dễ tìm kiếm lưu tại kho và được bảo quản bởi phòng kế toán trong 20 năm.

• Khi bộ phận đề xuất tạm ứng thực hiện xong nhiệm vụ, nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh liên quan và làm đề nghị thanh toán để bù trừ số tiền mà nhân viên đó đã tạm ứng. Chứng từ đính kèm cần đầy đủ, rõ ràng và có trình tự thời gian.
• Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, đối chiếu tổng số tiền đề nghị thanh toán với các chứng từ hoá đơn kèm theo.
• Kế toán trưởng kiểm tra và trình giám đốc phê duyệt.
• Kế toán thanh toán viết phiếu thu thu lại số tiền đã ứng hoặc phiếu chi chi thêm số tiền được duyệt thanh toán.
• Thủ quỹ thu lại tiền nếu số tiền đã ứng vượt số tiền thực chi hoặc chi thêm nếu số tiền đã ứng thiếu so với số tiền thực chi.
• Chứng từ được ghi chép sổ kế toán rõ ràng có hệ thống, sắp xếp gọn gàng ngăn nắp dễ tìm kiếm lưu tại kho và được bảo quản bởi phòng kế toán trong 20 năm.