Quy trình kế toán các khoản từ doanh thu

I. MỤC TIÊU

Kế toán các khoản phải thu phải hỗ trợ tốt cho khách hàng trong việc thanh toán bằng chuyển khoản, đảm bảo các khoản thanh toán đều được hoàn thành, chính xác và đúng với các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết.

Các khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng đảm bảo được quản lý chính xác và kịp thời bởi kế toán các khoản phải thu. Kiểm soát và tổng hợp số liệu hàng ngày.

Các khoản giảm giá, các quyền lợi và các điều chỉnh cần phải được giám đốc phê duyệt trước khi đăng tải vào hệ thống.

II. PHẠM VI CÔNG VIỆC

      Phòng kế toán

III. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

1. Tổng quát

Những nguồn thu chính của khách sạn từ

• Doanh thu dịch vụ phòng
• Doanh thu dịch vụ ăn, uống
• Dịch vụ lữ hành
• Dịch vụ Spa
• Các khoản thu khác
• Được thanh toán theo những cách như sau:
  • Thanh toán bằng tiền mặt
  • Thanh toán qua ngân hàng
  • Thanh toán bằng thẻ tín dụng nội địa hoặc quốc tế
  • Thanh toán ghi nợ

Trong hệ thống kế toán khách sạn, mã khách hàng và công nợ sẽ được theo dõi riêng biệt bằng các tài khoản phải thu trong hệ thống tài khoản của kế toán.


2. Sổ cái các giao dịch

• Tất cả các khoản phí liên quan đến khách ở tại khách sạn bao gồm cả khách ở dài hạn –khi mức công nợ đạt đến mức giới hạn trên hợp đồng - sẽ vẫn thể hiện trong sổ cái cho đến khi khách dời đi. Khách có thể thanh toán theo những cách như sau:
• Bằng tiền mặt
• Bằng chuyển khoản ngân hàng
• Bằng thẻ tín dụng
• Ghi nợ 
• Thanh toán qua bên thứ ba
• Để đảm bảo cho việc cập nhật các khoản chi phí của khách ở tại khách sạn, nhân viên thu ngân phải gửi hoá đơn có chữ ký của khách khi phát sinh dịch vụ cho lễ tân sớm nhất có thể. Các hoá đơn này đã được thu ngân đóng vào hệ thống phòng của khách. Khi nhận được các hoá đơn này lễ tân sẽ tập hợp thành một bộ chứng từ và yêu cầu khách thanh toán khi khách dời đi.
• Khi nhận được bills, invoices và booking từ Lễ tân, kế toán kiểm tra xác nhận khoản nợ trên hệ thống để hạn chế sai sót.
• Sau khi xác nhận chi tiết thông tin của khách hàng, kế toán nhanh chóng xuất hóa đơn để phục vụ việc thanh toán của khách hàng theo đúng điều khoản đối với các hợp đồng, hoặc đối với trường hợp không có hợp đồng là 7 ngày từ ngày khách hàng nhận được hóa đơn.
• Dựa vào bộ chứng từ đầy đủ, kế toán lập phiếu thu. Phiếu thu được tách riêng biệt cho doanh thu từng khu vực như nhà hàng, Spa, buồng phòng.
• Phiếu thu phải có sự kiểm soát của kế toán trưởng, đảm bảo cách hạch toán phải đúng theo quy định, đảm bảo các khoản doanh thu thể hiện đã được đối chiếu và kiểm tra chính xác giữa các chứng từ và phần mềm.
• Phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để hoàn thành việc thu doanh thu từ thu ngân.
• Tập hợp các hóa đơn, đề nghị thanh toán và bộ chứng từ đã được lập trong ngày và chuyển cho khách hàng theo đường chuyển phát nhanh.
• Sau một tuần phải liên lạc với khách hàng để chắc chắn họ đã nhận được hóa đơn và nhắc lại khách về món nợ đó.
  • Lập báo cáo công nợ để theo dõi các khoản nợ đến hạn. Vào cuối tháng cần kiểm tra các khoản nợ dựa trên báo cáo công nợ và gửi cho giám đốc tài chính để xem xét về các khoản nợ.
  • Đối với các khoản nợ dưới 60 ngày, cần liên lạc với  khách 10 ngày một lần để đảm bảo không có sự cố nào về việc thanh toán.
  • Đối với các khoản nợ trên 60 ngày, cần gửi bản yêu cầu thanh toán nợ quá hạn cho khách cứ mỗi tháng 1 lần cho đến khi nhận được thanh toán.
  • Đối với các khoản nợ trên 90 ngày, cần yêu cầu sự trợ giúp thu hồi công nợ từ các bộ phận liên quan như phòng kinh doanh.
• Bảng công nợ cần được chia sẻ cho các bộ phận liên quan như đặt phòng, phòng kinh doanh và lễ tân nhằm ngăn chặn phát sinh nợ từ những khách hàng có nợ xấu.
• Nhân viên kế toán doanh thu lập Báo cáo doanh thu tổng của tháng trước vào ngày đầu tiên của tháng kế tiếp.
  • Báo cáo này cần được kiểm tra cẩn thận bởi kế toán trưởng nhằm đảm bảo các khoản doanh thu trong tháng trên báo cáo là hoàn toàn chính xác.
  • Đệ trình báo cáo doanh thu lên Giám đốc điều hành chậm nhất là ngày 05 hàng tháng và đảm bảo báo cáo này phải được phê duyệt bởi GĐĐH.
  • Chuyển 01 bản Báo cáo doanh thu có chữ ký gốc cho Phòng nhân sự.

3. Giao dịch bán hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

• Giao dịch bán hàng bằng tiền mặt không được coi là các khoản phải thu, nhưng cũng được đề cập tại đây như là một phần trong quy trình hoàn chỉnh của kế toán các khoản phải thu.
• Đảm bảo khách hàng đã ký xác nhận thanh toán trên bộ chứng từ như invoices, bills…
• Tài khoản bán hàng tiền mặt là tài khoản nối để tạo ra sự cân bằng trong hệ thống sổ nhật ký kế toán hàng ngày, được thực hiện bởi nhân viên thu ngân và nhân viên lễ tân và đồng kiểm soát bởi kế toán các khoản phải thu và thủ quỹ.
• Sau khi Thu ngân hoặc Lễ tân hoàn thành giao dịch, hệ thống sẽ đóng doanh thu vào phần doanh thu bằng tiền mặt hoặc tiền ngân hàng, hệ thống sẽ ghi sổ như sau.

      Ghi nợ. Tài khoản bán hàng ( Tài khoản nối – mã 138)
      Ghi có. Tài khoản doanh thu ( mã 511) Credit (Cr)
      Và sau đó kế toán các khoản phải thu sẽ tập hợp.
      Ghi nợ. Tài khoản tiền mặt ( mã 111/112) 
      Ghi có. Tài khoản bán hàng (Tài khoản nối – 138) 

• Số dư của tài khoản bán hàng (138) sau khi được hạch toán qua các tài khoản tiền mặt nó sẽ có số dư bằng không. Đây là cách kiểm soát nội bộ trong hệ thống kế toán nhằm đảm bảo tiền mặt được hạch toán vào các tài khoản sẽ cân bằng nhau.

 4. Giao dịch bán hàng bằng thẻ tín dụng

• Đảm bảo khách hàng đã ký xác nhận thanh toán trên bộ chứng từ như phiếu thanh toán bằng thẻ tín dụng, invoices, bills…
• Các giao dịch thanh toán bằng thẻ tín dụng tại quầy thanh toán cần đảm bảo thao tác chính xác tránh tối đa trường hợp thu tiền hai lần của khách.
• Tài khoản nối là tài khoản để tạo ra sự cân bằng trong hệ thống sổ nhật ký kế toán hàng ngày, được thực hiện bởi nhân viên thu ngân và nhân viên lễ tân và đồng kiểm soát bởi kế toán các khoản phải thu và thủ quỹ.
• Sau khi Thu ngân hoặc Lễ tân hoàn thành giao dịch, hệ thống sẽ đóng doanh thu vào phần doanh thu bằng thẻ tín dụng, hệ thống sẽ ghi sổ.

      Ghi nợ. Tài khoản bán hàng (Tài khoản nối – mã 138) 
      Ghi có. Tài khoản doanh thu (mã 511) 
      Và sau đó kế toán các khoản phải thu sẽ tập hợp.
      Ghi nợ. Tài khoản tiền gửi (mã 112) 
      Ghi có. Tài khoản bán hàng (Tài khoản nối – 138) 

• Số dư của tài khoản bán hàng (138) sau khi được hạch toán qua các tài khoản tiền mặt nó sẽ có số dư bằng không. Đây là cách kiểm soát nội bộ trong hệ thống kế toán nhằm đảm bảo tiền mặt được hạch toán vào các tài khoản sẽ cân bằng nhau.
• Đối với các giao dịch hoàn tiền lại cho khách hàng, nhân viên kế toán cần đảm bảo chính xác số tiền hoàn lại đúng với số tiền đã thu trội và phải được chấp thuận bởi quản lý tài chính và Giám đốc bằng việc ký xác nhận trên bộ chứng từ.
• Đối với các giao dịch bằng thẻ tín dụng uỷ quyền, cần đảm bảo khách hàng đã ký xác nhận vào mẫu Uỷ quyền sử dụng thẻ tín dụng.

5. Giao dịch bán hàng ghi nợ

• Đảm bảo khách hàng đã ký xác nhận thanh toán trên bộ chứng từ như invoices, bills…
• Các giao dịch thanh toán ghi nợ chỉ áp dụng với những khách hàng thân thiết là các công ty có đảm bảo bởi ký kết hợp đồng và xác nhận bằng booking thông qua email.
• Đối với các giao dịch ghi nợ, kế toán các khoản phải thu cần kiểm tra đối chiếu với bộ chứng từ để đảm bảo giao dịch được ghi nợ vào đúng đối tượng phải thu.
• Đảm bảo các đối tượng ghi nợ phải được thể hiện rõ ràng, chính xác trong báo cáo công nợ cuối tháng.
• Tài khoản nối là tài khoản để tạo ra sự cân bằng trong hệ thống sổ nhật ký kế toán hàng ngày, được thực hiện bởi nhân viên thu ngân và nhân viên lễ tân và đồng kiểm soát bởi kế toán các khoản phải thu và thủ quỹ.
• Sau khi Thu ngân hoặc Lễ tân hoàn thành giao dịch, hệ thống đóng doanh thu vào phần City ledger, hệ thống sẽ ghi sổ.

      Ghi nợ. Tài khoản bán hàng (Tài khoản nối – mã 138)
      Ghi có. Tài khoản doanh thu (mã 511)
      Và sau đó kế toán các khoản phải thu sẽ tập hợp.
      Ghi nợ. Tài khoản phải thu (mã 131)
      Ghi có. Tài khoản bán hàng (Tài khoản nối – 138) 

• Số dư của tài khoản bán hàng (138 ) sau khi được hạch toán qua các tài khoản phải thu nó sẽ có số dư bằng không. Đây là cách kiểm soát nội bộ trong hệ thống kế toán nhằm đảm bảo tiền phải thu được hạch toán vào các tài khoản sẽ cân bằng nhau.