Kiểm soát giấy ra cổng

Mục đích

Để đảm bảo an ninh và chống thất thoát, mọi tài sản khi mang ra khỏi khách sạn phải có giấy ra cổng (Gate-pass) được phê duyệt bởi GM, Trưởng bộ phận hay Trưởng phòng an ninh. Tải sản mang ra ngoài phải được kiểm tra, kiểm soát bởi phòng an ninh.

Quy trình

1. Trong thời gian làm việc, tất cả nhân viên khách sạn ra khỏi khu vực khách sạn vì mục đích giao dịch phải xuất trình giấy Gate-pass cho nhân viên an ninh tại cổng sau. Các Trưởng bộ phận liên quan, Giám đốc là người ký duyệt. Nhân viên các phòng ban do Trưởng bộ phận, Trợ lý ký duyệt.

2. Trong giấy ra vào “Gate-pass” phải ghi rõ lý do hoặc mô tả chi tiết tất cả tài sản được mang ra khỏi khách sạn nếu có.

3. Sau khi nhân viên điền đầy đủ thông tin tài sản mang ra khỏi khách sạn, Trưởng bộ phận có trách nhiệm ký duyệt Gate-pass và chuyển cho GM phê duyệt

4. Nhân viên an ninh có trách nhiệm kiểm tra tài sản và đối chiếu với giấy ra vào “Gate-pass”. Nhân viên an ninh ký vào Gate-pass và cho phép nhân viên khách sạn mang tài sản ra khỏi khách sạn.

5. Bếp Trưởng hoặc Bếp phó phải có trách nhiệm điền đầy đủ thông tin tất cả số lượng tài sản và bàn giao cho Trưởng bộ phận an ninh hay nhân viên an ninh trực ban trước khi mang tài sản ra ngoài phục vụ tiệc bên ngoài. Mô tả chi tiết phải được thể hiện tại Gate-pass trong trường hợp tài sản được thuê, mượn

6. Đối với tài sản “ Lost & Found” được trả lại trong ba hay sáu tháng, Trưởng bộ phận Buồng phòng ký Gate-pass và chuyển cho GM phê duyệt. Tất cả mọi nhân viên mang tài sản “ Lost & Found” ra khỏi khách sạn phải xuất trình giấy ra cổng Gate-pass cho nhân viên an ninh cổng sau.

7. Nhân viên khách sạn phải ký vào mục “Employee – out”; nhân viên an ninh trực ban ký vào mục “Security Officer”, ghi thời gian ra ngoài vào mục ‘Date/Time out’. Gate Pass được giữ lại tại chôt an ninh.

8. Khi nhân viên khách sạn quay lại làm việc, nhân viên an ninh ghi chú vào cột ‘Date/Time in’; ký vào mục ‘SE Officer’ và nhân viên khách sạn ký vào mục ‘Employee – in’.

9. Gate pass sẽ được thu thập và bàn giao cho Trưởng bộ phận liên quan hay phòng Nhân sự để lưu giữ.

I. ITEMS FOR REPAIRING

1. Tài sản được hoàn trả lại khách sạn phải bao gồm ngày dự định ghi trên Giấy ra cổng. Trưởng bộ phận liên quan có trách nhiệm xác định ngày hoàn trả tài sản.

2. Trưởng bộ phận kỹ thuật hay nhân viên kỹ thuật được ủy quyền, Trưởng bộ phận an nịnh hay nhân viên an ninh, Nhân viên bộ phận mua hàng hay giao nhận và Trưởng bộ phận liên quan có trách nhiệm kiểm tra khi tài sản được hoàn trả.

3. Nhân viên phải ký vào mục ‘Employee – in’ trong Gate-pass lưu giữ tại chốt an ninh cho tài sản được hoàn trả.