Quy trình làm việc và phân công nhiệm vụ của bộ phận tài chính - kế toán

I/ Quy định chung.

1. Kế toán trưởng (KTTr): là người chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của Bộ phận TC – KT theo chức năng nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm theo quy định của Pháp luật về công tác Kế toán, quản lý Vốn – Tài Sản của Công ty; chịu trách nhiệm về các phần hành cụ thể khác được Chủ doanh nghiệp phân công.

2. Phó bộ phận TC-KT: là người giúp việc cho KTTr; chịu trách nhiệm trước KTTr, trước Chủ doanh nghiệp và trước Pháp luật về nội dung và kết quả công việc được giao; chịu trách nhiệm về các phần hành cụ thể khác được Chủ doanh nghiệp phân công. 
     
3. Kế toán viên (kế toán phần hành) TC – KT: là người được giao nhiệm vụ chuyên môn theo dõi, quản lý các nội dung, lĩnh vực cụ thể; chịu trách nhiệm trước KTTr, người phụ trách trực tiếp, Chủ doanh nghiệp và trước Pháp luật về nội dung và kết quả công việc được giao.

4. Nguyên tắc làm việc:

- Các công việc chuyên môn thường xuyên được phân công cụ thể cho từng cá nhân thực hiện mang tính ổn định, hạn chế xáo trộn để đảm bảo tính liên tục của kế toán và phát triển chiều sâu về chuyên môn, nghiệp vụ.

- Các công việc phát sinh sẽ được phân công phù hợp trên cơ sở khả năng đảm nhận, yêu cầu công tác của bộ phận kế toán và Chủ doanh nghiệp, đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

- Mỗi cá nhân chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp lý, hợp lệ, hợp pháp về bộ hồ sơ, chứng từ, tài liệu do mình soát xét và theo dõi quản lý; hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo mật theo quy định của Pháp luật Kế toán và của Doanh nghiệp.

- Bảo mật thông tin nghiệp vụ thuộc phần hành quản lý của từng cá nhân, bộ phận; chỉ thực hiện cung cấp thông tin khi có yêu cầu và ý kiến chỉ đạo của KTTr và Người có thẩm quyền của Công ty theo quy định của Pháp luật.

- Thường xuyên cập nhật chính sách, chế độ về Tài chính, Kế toán, Thuế của Nhà nước để thực hiện, vận dụng kịp thời đúng quy định.

- Thường xuyên phối kết hợp, trao đổi, hướng dẫn các bộ phận chức năng, kinh doanh của Công ty tập hợp chứng từ, hồ sơ doanh thu, chi phí đầy đủ, đúng quy định.

- Báo cáo kịp thời đến cấp có thẩm quyền (lãnh đạo bộ phận, lãnh đạo Công ty) các khó khăn vướng mắc để được tháo gỡ, không làm ảnh hưởng đến công tác kế toán tài chính nói riêng và các mặt hoạt động của Công ty.
 
II/ Nội dung công tác.

1. Công tác Kế hoạch: tham gia xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh của toàn Công ty; giúp Chủ doanh nghiệp hoàn thiện công tác giao kế hoạch kinh doanh cho các đơn vị trong toàn Công ty.

2. Công tác Quản trị: định kỳ tuần, tháng, quý và năm, tổng hợp Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo luồng tiền; báo cáo kết quả Kinh doanh bộ phận và các Báo cáo đặc thù khác (theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp) của toàn Công ty gửi đến Chủ doanh nghiệp; phân tích, nhận định và dự báo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của từng bộ phận; báo cáo kịp thời đến Lãnh đạo Công ty các phát sinh bất thường (tăng, giảm đột biến về doanh số, chi phí) trong từng lĩnh vực kinh doanh.

3. Công tác Kế toán:

3.1. Kế toán phần hành: theo dõi, cập nhật đầy đủ, kịp thời các phát sinh kinh tế trong ngày; chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, hồ sơ phát sinh kinh tế thuộc phần hành được giao; thực hiện theo dõi, đôn đốc và đối chiếu công nợ kịp thời, đúng quy định; thường xuyên phối kết hợp với các phần hành liên quan để điều chỉnh kịp thời những sai lệch, đảm bảo sổ sách kế toán và Báo cáo tài chính luôn khớp đúng về các chỉ tiêu hạch toán kế toán theo quy định.

3.2. Kế toán tổng hợp: thường xuyên rà soát số liệu, kiểm soát các bút toán kế toán để đề xuất điều chỉnh đúng quy định; báo cáo đề xuất phương án phân bổ, trích lập đến Chủ doanh nghiệp trước khi lên báo cáo tài chính định kỳ quý, năm; lập Báo cáo tài chính đúng thời hạn; thực hiện tổng hợp báo cáo chuyên đề, đột xuất theo yêu cầu quản lý của cấp có thẩm quyền;

3.3. Lưu giữ hồ sơ, chứng từ kế toán: chứng từ kế toán được lưu giữ theo phần hành tiền mặt, tiền gửi, công nợ và tài sản; hồ sơ, tài liệu quản lý cần được quản lý, sắp xếp có khoa học, đầy đủ để phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của doanh nghiệp và cơ quan quản lý Nhà nước.
           
III/ Sơ đồ tổ chức phòng kế toán (Dự kiến tùy theo mô hình kinh doanh, cơ cấu tổ chức nhân sự phòng kế toán)
 
IV/ Phân công nhiệm vụ.

1. Kế toán trưởng:   

1.1. Chức năng và nhiệm vụ:         

• Phụ trách chung hoạt động của bộ phận TC-KT; chịu trách nhiệm trực tiếp rà soát toàn bộ doanh thu phát sinh của Công ty do các kế toán phần hành trình duyệt;
• Chịu trách nhiệm lập các Báo cáo quản trị về doanh thu, chi phí, luồng tiền hàng tuần, tháng, quý, năm; ký duyệt chứng từ Thu – Chi và các chứng từ khác
• Chịu trách nhiệm lập Báo cáo Tài chính theo quy định, Báo cáo TC hợp nhất, …
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Chủ doanh nghiệp.

1.2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng:

Để trở thành Kế toán trưởng khách sạn bạn cần có bằng cấp chuyên ngành kế toán, có kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc kinh nghiệm nhiều năm làm kế toán tổng hợp.

• Có chứng chỉ kế toán trưởng
• Có khả năng giao tiếp tiếng Anh (với khách sạn có quản lý nước ngoài)
• Có hiểu biết về các phần mềm khách sạn.
• Thành thạo phần mềm kế toán và tin học văn phòng, đặc biệt là MS Excel.
• Tác phong nhanh nhẹn, tinh thần trách nhiệm cao.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực cao.
• Trung thực là điều kiện hàng đầu.
• Kỹ năng giao tiếp tốt
• Kỹ năng lãnh đạo và quản lý.
• Kỹ năng truyền đạt tốt.

2. Phó bộ phận Kế toán (kiêm kế toán tiền):

2.1. Chức năng và nhiệm vụ chính

• Chịu trách nhiệm giúp Kế toán trưởng phụ trách công tác chuyên môn kế toán của Công ty;
• Chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện kế toán tiền; quản lý việc thu tiền mặt và séc hàng ngày (từ nhân viên thu ngân) theo đúng chính sách của khách sạn và hàng ngày đối chiếu số tiền thu được với các báo cáo từ hệ thống.
• Thực hiện việc đổi ngoại tệ hàng ngày với những điểm đổi tiền được chỉ định chính thức; kiểm tra và đối chiếu số tiền ngoại tệ cũng như việc quy đổi ngoại tệ do Lễ tân và các điểm bán hàng nộp về.
• Lập chứng từ và thực hiện việc gửi tiền mặt và séc thu được hàng ngày vào ngân hàng. Hàng ngày lập báo cáo thủ quỹ đối chiếu việc thu tiền mặt và nộp vào ngân hàng.
• Thực hiện các giao dịch với ngân hàng; quản lý quỹ tiền mặt, lập báo cáo dòng tiền Thu
• Chi kỳ báo cáo tuần, tháng, quý năm.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Chủ doanh nghiệp.

2.2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng:

Để trở thành Phó phòng Kế toán Khách sạn bạn cần có bằng cấp chuyên ngành kế toán, có kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc kinh nghiệm nhiều năm làm kế toán tổng hợp.

• Có chứng chỉ kế toán trưởng
• Có khả năng giao tiếp tiếng Anh (với khách sạn có quản lý nước ngoài)
• Có hiểu biết về các phần mềm khách sạn.
• Thành thạo phần mềm kế toán và tin học văn phòng, đặc biệt là MS Excel.
• Tác phong nhanh nhẹn, tinh thần trách nhiệm cao.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực cao.
• Trung thực là điều kiện hàng đầu.
• Kỹ năng giao tiếp tốt
• Kỹ năng lãnh đạo và quản lý.
• Kỹ năng truyền đạt tốt.

1. Kế toán tổng hợp (Kế toán thuế):

3.1. Chức năng và nhiệm vụ chính:

• Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc báo cáo thuế, Báo cáo TC; kiểm soát các phát sinh trên sổ sách kế toán, hoàn thiện, lưu trữ các hồ sơ sổ sách kế toán theo quy định cùng các kế toán phần hành,
• Chịu trách nhiệm rà soát hồ sơ, chứng từ chi phí và Chi phí tiền lương;
• Kiểm soát cost, tính giá của nguyên liệu các món ăn, phiếu xuất hàng nội bộ của bộ phận bếp và việc tiêu dùng đồ ăn, đồ uống của nhân viên khách sạn (Com tại canteen khách sạn).
• Kiểm soát và đối chiếu lượng thực phẩm, đồ uống xuất ra hàng ngày tương ứng với doanh thu được nghi nhận trên hệ thống.
• Đối chiếu và giải trình cho việc sử dụng đồ uống, đồ ăn miễn phí cho các chương trình bán hàng trong tháng, top selling mặt hàng bán nhiều tròn tháng.
• Kiểm soát toàn bộ lượng thực phẩm dư thừa tại mỗi outlet để kiểm soát chi phí.
• Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của Chủ doanh nghiệp.

3.2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng:

Để đảm nhiệm vị trí này bạn cần có bằng tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tương đương.

• Ưu tiên có kinh nghiệm kế toán thuế khách sạn.
• Hiểu biết về luật pháp liên quan tài chính
• Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng đặc biệt là Excel.
• Tiếng Anh cơ bản
• Nắm vững các nghiệp vụ kế toán.
• Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán.
• Nhanh nhẹn, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao.
• Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình, năng động, hòa đồng, thân thiện.
• Có khả năng chịu áp lực công việc.

4. Kế toán tài sản:

4.1. Chức năng và nhiệm vụ chính:

• Chịu trách nhiệm theo dõi, Kiểm duyệt hồ sơ chứng từ và hạch toán kế toán tài sản, CCDC. Quản lý và theo dõi số lượng tài sản để không bị thất thoát bằng cách mở thẻ tài sản (mỗi tài sản phải dán mã).
• Lập biên bản kiểm kê tài sản CĐ nhằm xác định số lượng. Mỗi năm thực hiện kiểm kê toàn công ty 2 lần.
• Lập và theo dõi bảng trích khấu hao Tài sản, phân bổ CCDC vào chi phí của các bộ phận liên quan của những tài sản tham gia vào sản xuất kinh doanh.
• Lập biên bản bàn giao và bàn giao tài sản cho các đơn vị (Bộ phận) Công ty.
• Cập nhật tăng, giảm tài sản cố định, công cụ dụng cụ, lập danh sách tăng giảm tài sản, CCDC từng tháng, năm.
• Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của Chủ doanh nghiệp.

3.2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng:

Để đảm nhiệm vị trí này bạn cần có bằng tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tương đương.

• Ưu tiên có kinh nghiệm kế toán tai sản khách sạn.
• Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng đặc biệt là Excel.
• Tiếng Anh cơ bản
• Nắm vững các nghiệp vụ kế toán.
• Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán.
• Nhanh nhẹn, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao.
• Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình, năng động, hòa đồng, thân thiện.
• Có khả năng chịu áp lực công việc.

4. Kế toán doanh thu (Công nợ phải thu):
​
4.1 Chức năng và nhiệm vụ chính:

• Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý, kiểm soát và hạch toán kế toán, kiểm duyệt hồ sơ, chứng từ doanh thu và các khoản công nợ phải thu, check số liệu doanh thu trên phần mềm QL Khách sạn, xuất hóa đơn và hạch toán vào PM kế toán để lên các báo cáo doanh thu theo yêu cầu của Ban lãnh đạo và Kế toán trưởng kịp thời.
• Kiểm tra để đảm bảo kết quả công việc kiểm toán giá và doanh thu Buồng phòng, doanh thu ẩm thực, Spa và doanh thu các bộ phận khác sau khi chạy báo cáo đêm chính xác.
• Kiểm tra để đảm bảo tổng tiền thanh toán của từng khách và tổng tiền theo chi tiết từng khoản phát sinh chi phí của các phòng khớp với báo cáo tổng chi phí phát sinh in ra từ hệ thống và Báo cáo tổng chi phí phát sinh của khách.
• Kiểm tra lại xem các phiếu sử dụng dịch vụ có được dung theo đúng thứ tự hay không, phiếu sử dụng dịch vụ bị hủy hoặc mất mát phải được báo cáo theo quy định và lập hồ sơ theo dõi đối với từng điểm bán hàng và theo hàng ngày.
• Lập và gửi thông báo công nợ cho khách hàng kịp thời để kiểm soát và theo dõi việc thu tiền.
• Phối hợp với thu ngân để thực hiện thu tiền mặt phát sinh hàng ngày nộp về quỹ; Check tiền về ngân hàng để cập nhập công nợ phải thu chính xác, kịp thời hàng ngày;
• Kiểm tra và ký duyệt các hồ sơ đề nghị thanh toán lại tiền thừa trả lại khách hàng trước khi trình KTT và Ban lãnh đạo phê duyệt;
• Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của Chủ doanh nghiệp.

5.2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng:

Để đảm nhiệm vị trí này bạn cần có bằng tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tương đương.

• Ưu tiên có kinh nghiệm kế toán khách sạn.
• Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng đặc biệt là Excel.
• Tiếng Anh cơ bản
• Nắm vững các nghiệp vụ kế toán.
• Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán.
• Nhanh nhẹn, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao.
• Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình, năng động, hòa đồng, thân thiện.
• Có khả năng chịu áp lực công việc.

6. Kế toán phải trả (KT thanh toán):

6.1. Chức năng và nhiệm vụ chính

• Quản lý, hạch toán kế toán, kiểm duyệt hồ sơ, chứng từ thanh quyết toán chi phí và các khoản công nợ phải trả phát sinh (Hồ sơ thanh toán bao gồm: Đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, Phiếu nhập kho, hóa đơn tài chính, biên bản nghiệm thu (nếu có) ….
• Hàng ngày cập nhật, hạch toán và kiểm soát chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, cập nhật giá nhập mua hàng hóa, dịch vụ đối chiếu với bảng chào giá của nhà cung cấp để nghi nhận công nợ phải trả chính xác kịp thời đảm bảo đối chiếu sổ chi tiết và sổ cái không có chênh lệch. Kiểm soát công nợ phải trả.
• Tham gia kiểm kê kho hàng hóa, thực phẩm…. định kỳ theo quy định của Cty. Kiểm tra và ký duyệt các hồ sơ đề nghị thanh toán các bộ phận gửi về trước khi trình KTT và Ban lãnh đạo phê duyệt thanh toán.
• Lập UNC, phiếu chi cho các hồ sơ đã Chịu trách nhiệm theo dõi được ký duyệt thanh toán;
• Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của Chủ doanh nghiệp.

6.2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng
 
Để đảm nhiệm vị trí này bạn cần có bằng tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tương đương.

• Ưu tiên có kinh nghiệm kế toán khách sạn.
• Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng đặc biệt là Excel.
• Tiếng Anh cơ bản
• Nắm vững các nghiệp vụ kế toán.
• Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán.
• Nhanh nhẹn, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao.
• Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình, năng động, hòa đồng, thân thiện.
• Có khả năng chịu áp lực công việc.

7. Kế toán kho (kiêm nhận hàng)

7.1. Chức năng và nhiệm vụ chính

• Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý và hạch toán kế toán các tài khoản hàng tồn kho; kiểm duyệt hồ sơ, chứng từ và lập chứng từ nhập – xuất kho theo quy định; chịu trách nhiệm đối chiếu, đề xuất kiểm kê kho hàng định kỳ theo quy định; đề xuất xử lý hàng tồn kho thừa, thiếu, hư hỏng….
• Giám sát việc luân chuyển hàng hóa bao gồm thực phẩm, đồ uống, VP phẩm, thiết bị vận hành khác v.v … vào, ra khỏi khách sạn để đảm bảo rằng chúng được ghi chép đầy đủ.
• Giám sát nhận hàng cùng các bộ phận liên quan, đảm bảo tất cả hàng hóa nhận vào khách sạn phải được kiểm đếm và có chứng từ đầy đủ. Kiểm tra cả về mặt số lượng và chất lượng của hàng hóa nhận vào cùng với các trưởng bộ phận có liên quan trước khi nhận hàng vào.
• Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của Chủ doanh nghiệp.

7.2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng

Để đảm nhiệm vị trí này bạn cần có bằng tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tương đương.

• Ưu tiên có kinh nghiệm kế toán khách sạn.
• Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng đặc biệt là Excel.
• Tiếng Anh cơ bản
• Nắm vững các nghiệp vụ kế toán.
• Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán, phần mềm khách sạn.
• Nhanh nhẹn, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao.
• Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình, năng động, hòa đồng, thân thiện.
• Có khả năng chịu áp lực công việc.

8. Nhân viên Thu ngân:

8.1. Chức năng và nhiệm vụ chính:

• Chịu trách nhiệm theo thu tiền phí dịch vụ, tổng hợp số thu, lập báo cáo thu tiền và nộp về phòng kế toán hàng ngày.
• Hoàn thiện các công việc phát sinh (nếu có) từ Bộ phận đang trực tiếp thu tiền giao cho;
• Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của chủ doanh nghiệp.

8.2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng

Để đảm nhiệm vị trí này, bạn cần có bẳng THPT, chứng chỉ, bằng cấp chuyên ngành kế toán hoặc các chuyên ngành liên quan.

• Giao tiếp Tiếng Anh cơ bản.
• Thành thạo vi tính văn phòng, đặc biệt là MS Excel
• Ưu tiên biết sử dụng phần mềm bán hàng.
• Sức khỏe tốt, ngoại hình khá, chăm chỉ chịu khó.
• Chịu được áp lực công việc (làm việc theo ca, tăng ca, làm ngày lễ tết).
• Khả năng giao tiếp nhẹ nhàng, khéo léo.
• Nhanh nhẹn, nhiệt tình, trung thực, chuyên tâm với công việc.
• Có kinh nghiệm làm tại các siêu thị, nhà hàng khách sạn là một lợi thế.

9. Nhân viên Thủ kho:

9.1.  Chức năng và nhiệm vụ chính:

• Chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa trong kho,
• Đảm bảo hàng hóa của khách sạn luôn được an toàn và phòng chống việc mất mát hàng hóa.
• Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của chủ doanh nghiệp.

Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ phát sinh theo từng giai đoạn và chất lượng hoàn thành nhiệm vụ của từng nhân sự, nội dung văn bản này sẽ được thay đổi phù hợp.

9.2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng

Để đảm nhiệm vị trí này bạn cần có bằng Trung cấp/Cao đẳng/Đại học chuyên ngành kế toán hoặc các chuyên ngành liên quan.

• Có sức khỏe tốt
• Có khả năng chịu áp lực công việc
• Có kỹ năng tính toán
• Có khả năng làm việc độc lập
• Cẩn thận, trung thực
• Ưu tiên có kinh nghiệm
• Ưu tiên biết sử dụng phần mềm khách sạn
• Tiếng Anh cơ bản